1) Grundsätzliche Angaben zur Datenverarbeitung
Diese Datenschutzerklärung klärt Sie darüber auf, wie wir personenbezogene Daten innerhalb unseres Onlineangebotes nutzen und zu welchem Zweck das geschieht. Sie können diese Unterrichtung jederzeit auf unserer Webseite abrufen. Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Wir erheben, verwenden und speichern personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der Bestimmungen der Datenschutzgesetze. Das sind insbesondere die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz-Neu (BDSG-Neu) und landesspezifische Datenschutzgesetze. Konkret bedeutet das, Ihre Daten werden wir nur dann nutzen, wenn dies gesetzlich erlaubt ist. Das heißt, wir dürfen Ihre Daten verarbeiten, wenn die Datenverarbeitung zur Erbringung unserer Leistungen (beispielsweise Bearbeitung von Anfragen) erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, Ihre Einwilligung vorliegt, oder wenn es aufgrund unserer berechtigten Interessen (wirtschaftlichen Betrieb unseres Geschäfts und der Sicherheit unseres Onlineangebots) gerechtfertigt ist, die Daten zu verarbeiten. Die verwendeten Begriffe, wie beispielsweise „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ entsprechen den Definitionen der DSGVO.
2) Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die:
IFS Management GmbH, Am Weidendamm 1A, 10117 Berlin, Telefon +49 (0) 30 726 250 74, Telefax +49 (0) 30 726 250 79,
3) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Herr Nils Gustke, Gesellschaft für Personaldienstleistungen mbH, Pestalozzistraße 27,
34119 Kassel, Telefon +49 (0) 561 7896868, Telefax +49 (0) 561 7896861,
4) Rechtsgrundlagen
Wir weisen darauf hin, dass folgende Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung bestehen:
Einwilligungen Art. 6 Absatz 1 a) und Art. 7 DSGVO.
Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen, Durchführung vertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Absatz 1 b) DSGVO.
Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen, Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO.
Wahrung unserer berechtigten Interessen, Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO.
5) Weitergabe von Daten an Dritte und Drittanbieter
Wir geben Ihre Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben an Dritte weiter, beispielsweise wenn dies auf Grundlage des Art. 6 Absatz 1 b) DSGVO für Vertragszwecke erforderlich ist oder auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO gerechtfertigt ist. Wenn wir Dritte einsetzen, um unser Onlineangebot bereitzustellen, treffen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, damit wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherstellen.
6) Erhebung und Verwendung von Daten
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten jedes Nutzers, soweit dies erforderlich ist, damit der Nutzer unser Onlineangebot nutzen kann. Dazu gehören insbesondere Merkmale zur Identifikation des Nutzers und Angaben zu Beginn und Ende sowie des Umfangs der Nutzung unseres Onlineangebots. Wir erheben bei jedem Aufruf unseres Onlineangebots eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert (siehe hierzu Nummer 8 dieser Datenschutzerklärung).
7) Sicherheit
Wir unterhalten technische und organisatorische Maßnahmen, damit wir Datensicherheit gewährleisten können. Wir weisen indes darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (beispielsweise bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
8) Serverprotokolle
Wir erheben auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich unser Onlineangebot befindet (sogenannte Server-Log Files). Diese Server-Log Files übermittelt Ihr Browser automatisch an uns. Die so erhoben Daten sind unter anderem Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Standort, Land, Bundesland, Region, Stadt, die URL (Internet-Adresse) der verweisenden Website, die abgerufene Datei, Meldung über den erfolgreichen Abruf, den Browsertyp und die Browserversion sowie Informationen über das Betriebssystem der Nutzer. Wir verwenden diese Informationen ausschließlich zu statistischen Zwecken sowie zu internen Analysezwecken, wie der Verbesserung des Angebots. Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Etwas anderes gilt, soweit Sie unseren Log-in-Bereich nutzen. Hierzu finden Sie weitere Erklärungen unter Nummer 12 dieser Datenschutzerklärung.
9) Cookies
Bei unserem Onlineangebot werden Cookies eingesetzt, um das Angebot attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Wiedererkennung Ihres Browsers ermöglichen. Sie dienen damit auch dazu, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer unseres Internetangebotes zu ermitteln. Auf unseren Websites werden sogenannte "Session-Cookies" eingesetzt, die ausschließlich für die Dauer der Nutzung einer unserer Internetseiten zwischengespeichert und anschließend automatisch gelöscht werden.
Darüber hinaus werden sogenannte "permanente Cookies" eingesetzt, um Informationen über Nutzer festzuhalten, die wiederholt unser Onlineangebot nutzen. Mit Hilfe der „permanenten Cookies“ können wir Nutzer wiedererkennen und ihnen eine optimale Nutzung unserer Internetangebote anbieten. Durch eine Änderung der Browsereinstellungen kann verhindert werden, dass Cookies auf dem Rechner der Nutzer unseres Internet-Angebots abgespeichert werden. Das Speichern von Cookies kann verhindert werden, indem in den Browser-Einstellungen „keine Cookies akzeptieren“ ausgewählt wird. Dadurch kann der Funktionsumfang unseres Onlineangebotes eingeschränkt werden.
10) Social Media-Nutzung: Twitter
Auf unserer Webseite und in unserer Datenbank sind Funktionen des Dienstes Twitter eingebunden. Diese Funktionen werden angeboten durch die Twitter Inc., 795 Folsom St., Suite 600, San Francisco, CA 94107, USA.
Unseren Twitter Account nutzen wir um Sie über Veranstaltungen, Trainings und Neuigkeiten beim IFS zu informieren.
Durch das Benutzen von Twitter werden die von Ihnen besuchten Webseiten mit Ihrem Twitter-Account verknüpft und anderen Nutzern bekannt gegeben. Dabei werden auch Daten an Twitter übertragen.
Wir weisen darauf hin, dass wir keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch Twitter erhalten. Ihre Datenschutzeinstellungen bei Twitter können Sie in Ihren Konto-Einstellungen ändern.
Angaben darüber, welche Daten durch Twitter verarbeitet und zu welchen Zwecken genutzt werden, entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von Twitter: https://twitter.com/de/privacy
Die Twitter Inc. hat sich den Grundsätzen des EU-US Privacy Shield verpflichtet. Näheres dazu finden Sie unter: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TORzAAO&status=Active
Sie können den Twitter Feed auf unserer Webseite und der Datenbank nutzen, wenn Sie vorab den Nutzungsbedingungen für diesen Service zustimmen. Eine Datenübertragung an Twitter erfolgt nur, wenn das entsprechende Feld angeklickt und die Verknüpfung dadurch freigeschaltet wird.
Wenn Sie Ihre Zustimmung erteilen, speichern wir dies. Hierzu sind wir aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 b) und f) DSGVO berechtigt.
Unsere berechtigten Interessen sind der wirtschaftliche Betrieb unseres Geschäfts und die Kundenkommunikation, die Ihnen den Zertifizierungsprozess erleichtern soll.
11) Matomo (ehemals PIWIK)
Wir nutzen Matomo, eine Open-Source-Software zur statistischen Auswertung der Nutzerzugriffe. Bei Matomo wird die IP-Adresse der Nutzer gekürzt, bevor sie gespeichert wird. Matomo verwendet jedoch Cookies, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung unseres Onlineangebotes ermöglichen. Dabei können wir aus den verarbeiteten Daten pseudonyme Nutzungsprofile der Nutzer erstellen. Wir verarbeiten die Daten zur Reichweitenanalyse mit Matomo gemäß Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO aus berechtigtem Interesse, und zwar dem Interesse an Optimierung und dem wirtschaftlichen Betrieb unseres Onlineangebotes.
Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung dieser Daten aus Ihrem Besuch nicht einverstanden sind, dann können Sie der Speicherung und Nutzung jederzeit unter dem folgenden Link widersprechen https://matomo.org/faq/general/faq_20000/. Dies geschieht, indem Sie durch einen Mausklick das Häkchen unter „You are currently opted in. Click here to opt out.“ entfernen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein so genanntes Opt-OutCookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und gegebenenfalls von Ihnen erneut aktiviert werden muss.
12) Kontaktformular
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen schicken, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter (mit Ausnahme der Auftragsverarbeiter, die uns helfen, unser Onlineangebot bereitzustellen).
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Absatz 1 b) DSGVO.
13) Nutzung des Log-In-Bereichs
Soweit Sie unseren Log-In-Bereich nutzen möchten, müssen Sie sich registrieren lassen. Dazu müssen Sie zuerst angeben, ob Sie zu einer zugelassenen Nutzergruppe gehören. Dann erfolgt die Registrierung unter Angabe Ihrer E-Mail-Adresse und gegebenenfalls eines selbst gewählten Passworts sowie gegebenenfalls weiterer Daten, die sich aus der Eingabemaske ergeben. Als zertifizierter Betrieb erhalten Sie einen Zugang zum Log-InBereich bereits mit der Zertifizierung; als Zertifizierungsstelle erhalten Sie ebenfalls einen Zugang zum Log-In-Bereich, ohne sich zuvor registrieren zu müssen.
Wenn Sie den Log-In-Bereich nutzen, speichern wir die notwendigen Daten, um Ihnen unseren Log-In Bereich zur Verfügung zu stellen. Wir können anhand Ihrer Anmeldung und der Server-Log-Files erkennen, in welcher Form der registrierte Nutzer den Log-In-Bereich genutzt hat. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Absatz 1 b) DSGVO.
14) Nutzung des Auditoren-Portals
Soweit Sie innerhalb unseres Onlineangebots unser Auditoren-Portal nutzen möchten, müssen Sie Auditor sein und sich registrieren lassen. Wenn Sie exklusiv für eine Zertifizierungsstelle arbeiten, registriert Sie diese Zertifizierungsstelle für das Auditoren-Portal und übermittelt uns die notwendigen Daten: Ihre Zertifizierungsstelle, Ihren Titel, Namen, E-Mail-Adresse, Land und Sprache. Wenn Sie sich nicht exklusiv für eine Zertifizierungsstelle arbeiten, können Sie sich bei uns unmittelbar registrieren. Dazu müssen Sie folgende Daten angeben: Ihren Titel, Namen, EMail-Adresse, Land und Sprache sowie ein freiwillig gewähltes Passwort.
Im Auditoren-Portal können Sie dann freiwillig mehrere Angaben zu Ihrer Tätigkeit als Auditor machen, insbesondere Angaben zu bisherigen Audits. Sie können auch Ihren Lebenslauf zur Verfügung stellen. Wenn Sie das Auditoren-Portal nutzen, werden die von Ihnen freiwillig bereitgestellten Daten Nutzern des Log-In Bereichs zugänglich. Wenn Sie die von Ihnen freiwillig im Auditoren-Portal eingegebenen Daten löschen wollen, können Sie uns per E-Mail kontaktieren unter
Wir weisen Sie in diesem Zusammenhang noch auf Folgendes hin: Es ist weder gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben noch für einen Vertragsabschluss erforderlich, dass Sie die Daten bereitstellen. Sie sind nicht verpflichtet, Daten bereitzustellen. Es hat keine rechtlichen Folgen, wenn Sie die Daten nicht bereitstellen. Sie haben das Recht, jederzeit gegen diese auf Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO beruhende Verarbeitung zu widersprechen. Soweit Sie innerhalb des Auditoren-Bereichs jedoch bestimmte Funktionen nutzen wollen (Bewerbung bei einer Zertifizierungsstelle), können bestimmte Daten erforderlich sein, um diese Funktion zu nutzen. Sie werden dann darauf hingewiesen, welche Daten erforderlich sind.
Fragen zur IFS-Academy können Sie an uns an folgende E-Mail-Adresse richten:
15) Nutzung des Consultant-Portals
Soweit Sie innerhalb unseres Onlineangebots unser Consultant-Portal nutzen möchten, müssen Sie Consultant sein und sich registrieren lassen. Dazu müssen Sie folgende Daten angeben: Ihren Titel, Namen, E-Mail-Adresse, Land, Sprache sowie Angaben zu Ihrer bisherigen Ausbildung, Arbeitserfahrung, Scopes, Sprachkenntnisse und Referenzen sowie ein freiwillig gewähltes Passwort.
Mit der Registrierung für das Consultant-Portal legen wir ein Profil auf der Lernplattform Moodle für Sie an. Welche Daten für das Profil bei Moodle genutzt werden, ist nachstehend unter Nummer 15 dieser Datenschutzerklärung aufgeführt. Wir legen das Profil auf der Plattform Moodle an, da Sie uns vor der Nutzung des Consultant-Portals ihre Qualifikationen innerhalb der Plattform Moodle nachweisen müssen.
Im Consultant-Portal können Sie dann freiwillig weitere Angaben zu Ihrer Tätigkeit als Consultant machen. Wenn Sie das Consultant-Portal nutzen, werden die von Ihnen bereitgestellten Daten Nutzern des Log-In-Bereichs zugänglich. Wenn Sie die von Ihnen im Consultant-Portal eingegebenen Daten löschen wollen, können Sie uns per E-Mail kontaktieren unter
Wir löschen oder ändern Ihre Daten dann gern.
Nach der Löschung können andere Nutzer des Log-In-Bereichs die gelöschten Daten nicht mehr abfragen. Wenn Sie die Daten über das Portal allerdings bereits an einen Dritten (beispielsweise Zertifizierungsstelle) weitergeleitet haben, müssen Sie sich wegen der Nutzung Ihrer Daten an diesen Dritten wenden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der Art. 6 Absatz b) und f) DSGVO; unsere berechtigten Interessen sind der wirtschaftlichen Betrieb unseres Geschäfts und die bedarfsgerechte Bereitstellung unseres Onlineangebots. Wir weisen Sie in diesem Zusammenhang noch auf Folgendes hin: Es ist weder gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben noch für einen Vertragsabschluss erforderlich, dass Sie die Daten bereitstellen. Sie sind nicht verpflichtet, Daten bereitzustellen. Es hat keine rechtlichen Folgen, wenn Sie die Daten nicht bereitstellen. Sie haben das Recht, jederzeit gegen diese auf Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO beruhende Verarbeitung zu widersprechen.
Allerdings können Sie das Consultant-Portal nur dann nutzen, wenn Sie die oben genannten Daten für die Registrierung bereitstellen und die weiteren Voraussetzungen für die Nutzung vorliegen (Qualifikationsnachweis).
Fragen zum IFS-Consultant-Portal können Sie an uns an folgende E-Mail-Adresse richten:
16) Nutzung der IFS-Academy über die Lernplattform Moodle
Die Nutzung der IFS Academy über die Lernplattform Moodle erfolgt freiwillig – es sei denn, Sie sind Consultant. In diesem Fall legen wir mit Ihrer Registrierung für das ConsultantPortal automatisch ein Profil auf der Lernplattform Moodle für Sie an. Wenn Sie die IFS Academy nutzen, werden Daten auf Grundlage der Art. 6 Absatz b) und f) DSGVO verarbeitet; unsere berechtigten Interessen sind die bedarfsgerechte Verwaltung der Nutzer der IFS Academy und die Durchführung virtueller Lehrveranstaltungen.
Anmeldung und Profil
Für die Nutzung der IFS-Academy über die Lernplattform Moodle müssen Sie sich anmelden und ein Profil erstellen. Hierzu müssen Sie folgende Daten eingeben: Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Passwort. Darüber hinaus können Sie freiwillig optionale Angaben machen, unter anderem zu Ihrem Unternehmen und der Branche. Wenn Sie bereits für unseren Log-In-Bereich registriert sind, können Sie sich auch mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden. Ihr Profil können nur Sie selbst ändern. In den von Ihnen besuchten Kursen können Dozenten und andere Teilnehmer das Profil mit Vor- und Nachnamen, sehen. Für uns als Administrator und die Dozenten ist zudem Ihre E-Mail-Adresse im Nutzerprofil immer sichtbar.
Beiträge und Bewertungen
Im Verlauf der Nutzung der IFS-Academy über Moodle entstehen innerhalb der Kurse weitere Daten wie Beiträge zu den einzelnen Aktivitäten und deren Bewertungen durch Dozenten und gegebenenfalls Teilnehmer am Kurs. Sie sind nur den Teilnehmenden am Kurs sowie uns als Administrator sichtbar. Sie werden in der Regel mit dem Abmelden des Teilnehmers aus dem jeweiligen Kurs gesperrt und sind dann den anderen Teilnehmenden nicht mehr sichtbar. Mit dem Löschen der Aktivität oder des Kurses werden die Beiträge und Bewertungen innerhalb von Moodle gelöscht. Beiträge zu Aktivitäten, die dem Zusammenarbeiten dienen, können zusammen mit deren Bewertungen von den Teilnehmern im Kurs gesehen werden. Bei den Aktivitäten, die Einzelleistungen darstellen, haben nur die Dozenten Einsicht.
Logdaten
Weiterhin werden Ihre einzelnen Aktionen innerhalb der IFS-Academy über Moodle im Rahmen der Log-In-Daten mit Zeit, IP-Adresse, vollständigem Namen, Aktion und Information protokolliert.
Cookies
Für den Zugriff auf Moodle müssen Sie Cookies von Ihrem Webbrowser zulassen.
Administration
Wir haben als Administrator Zugang zu allen Daten, die bei der Nutzung der über die Lernplattform Moodle betriebenen IFS-Academy entstehen. Wir werden die Daten nur für die beschriebenen Zwecke nutzen und keine Daten an Dritte weitergeben.
17) Google Maps
Innerhalb unseres Log-In-Bereichs verwenden wir bei bestimmten Nutzergruppen (Händler, zertifiziertes Unternehmen und „andere“) den Service Google Maps. Dies geschieht auch bei Nutzung unserer Software auditXpress(X). Mit Google Maps werden geographische Informationen visualisiert. Bei der Nutzung von Google Maps innerhalb unseres Onlineangebots werden von Google (Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California, 94043) Daten über die Nutzung der Maps-Funktionen erhoben, verarbeitet und verwendet. Dies gilt insbesondere für die IPAdresse. Nähere Informationen über die Datenverarbeitung durch Google finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google. Diese sind unter www.google.com/privacypolicy.html abrufbar. Sie können Google Maps in unserem Onlineangebot indes nur dann nutzen, wenn Sie vorab den Nutzungsbedingungen von Google für diesen Service zustimmen. Wir fragen Sie innerhalb unseres Onlineangebots vor der Nutzung von Google Maps, ob Sie Ihre Zustimmung erteilen. Wenn Sie Ihre Zustimmung erteilen, speichern wir dies. Hierzu sind wir aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 b) und f) DSGVO berechtigt. Unsere berechtigten Interessen sind der wirtschaftliche Betrieb unseres Geschäfts, die bedarfsgerechte Bereitstellung unseres Onlineangebots und unsere Dokumentationszwecke.
18) Newsletter
Wenn Sie für unseren Log-in-Bereich registriert sind, nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung eines Newsletters. Mit dem Newsletter informieren wir Sie über Neuigkeiten zu unseren Produkten und Services.
Wir sind nach Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO aufgrund unseres Interesses an der Direktwerbung, datenschutzrechtlich berechtigt, Ihre E-Mail-Adresse für einen Newsletter zu nutzen. Sie können jederzeit den Empfang unseres Newsletters kündigen oder Ihre Einwilligung widerrufen. Falls Sie keine weiteren Newsletter wünschen, teilen Sie uns das bitte per EMail an die folgende Adresse mit:
Bitte geben Sie im Betreff „Newsletter abbestellen“ an.
19) Rechte der betroffenen Person
Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte nach Art. 15 bis 22 DSGVO zu. Das sind Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit. Außerdem steht Ihnen ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitungen zu, die auf Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO und damit unseren berechtigten Interessen beruhen. Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen.
20) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
21) Löschung von Daten
Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald die Daten für die für sie bestimmten Zwecke nicht mehr notwendig sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen sechs Jahre nach § 257 HGB für Handelsbücher, Inventare, Handelsbriefe, Eröffnungsbilanzen etc. und zehn Jahre nach § 147 AO für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und anderen steuerlich relevante Unterlagen.
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