Generale

Nel corso dell'audit l'azienda deve prestare assistenza all'auditor. Durante l'audit verrà intervistato personale facente parte di livelli differenti della gestione. E' consigliabile che la Direzione dell'azienda presenzi alle riunioni di apertura e di chiusura, in modo tale da poter discutere ogni deviazione e ogni non conformità. L'auditor che conduce l'audit deve valutare tutti i requisiti dell'IFS Food pertinenti alla struttura dell'azienda.

Durante la riunione di chiusura l'auditor presenta tutti i risultati e discute tutte le deviazioni e le non conformità che sono state identificate. Come specificato nella ISO IEC Guide 65(futura norma ISO IEC 17065), durante la riunione di chiusura l'auditor può emettere unicamente una valutazione provvisoria dello stato di una società. L’Ente di Certificazione invierà all'azienda un rapporto di audit e una bozza di piano di azione, che verranno utilizzati come base per la messa a punto di misure correttive relativamente alle deviazioni e alle non conformità riscontrate.

L’Ente di certificazione potrà deliberare la certificazione e preparare il rapporto formale di audit solo dopo avere ricevuto il piano di azione completato. L'emissione del certificato dipende dai risultati dell'audit e da un appropriato piano di azione.

Tipi di audit

Audit iniziale

Un audit iniziale è il primo audit di un'azienda basato sull'IFS. Viene eseguito nell'orario e nella data convenuta tra l'azienda e l'Ente di Certificazione selezionato. Nel corso di tale audit l'intera azienda viene sottoposta ad audit, sia in relazione alla sua documentazione sia in relazione ai processi. Durante l'audit, l'auditor provvederà a valutare tutti i criteri dei requisiti IFS. Qualora vi sia un audit preliminare, l'auditor che lo esegue dovrà essere diverso dall'auditor che esegue l'audit iniziale.

Audit di follow-up

In una situazione specifica in cui i risultati dell'audit (un audit iniziale o un audit di rinnovo) sono stati insufficienti per consentire il conferimento del certificato. Nel corso dell'audit di follow-up l'auditor si concentra sull'implementazione delle azioni messe in atto al fine di correggere le non conformità individuate nel corso del precedente audit. L'audit di follow-up dovrà essere eseguito entro un periodo di sei mesi dalla data del precedente audit.

Se la non conformità Maggiore è relativa all'inefficacia di un processo, l'audit di follow-up dovrà essere eseguito almeno 6 settimane e non oltre 6 mesi dopo il precedente audit. Nel caso di altri tipi di non conformità (per es. documentazione), la determinazione della data dell'audit di follow-up è responsabilità dell'Ente di Certificazione.

Se dopo un periodo di 6 mesi non è stato effettuato alcun audit di follow-up, si rende necessario un nuovo audit completo. Nel caso in cui l'audit di follow-up abbia un esito negativo, si rende automaticamente necessario un nuovo audit. L'eliminazione di non conformità maggiori sarà sempre riscontrata mediante una visita sul sito dell'auditor.

Audit di rinnovo (per ri-certificazione)

Gli audit di rinnovo sono quelli che vengono eseguiti dopo un audit iniziale. Il periodo in cui verrà eseguito l'audit di rinnovo viene indicato sul certificato. L'audit di rinnovo consiste nell'effettuazione di un audit completo dell'azienda che dà luogo all'emissione di un certificato aggiornato. Nel corso dell'audit, l'auditor dovrà valutare tutti i criteri dei requisiti IFS. Verrà riservata particolare attenzione alle non conformità identificate nel corso del precedente audit, nonché all'efficacia e all'implementazione delle azioni correttive e di quelle preventive illustrate nel piano di azioni correttive dell'azienda.

Nota: l’azione correttiva dall’audit precedente deve essere valutata dall’auditor anche se l’audit precedente è stato svolto più di un anno prima. Quindi, l’azienda auditata deve sempre informare il proprio ente di certificazione se è già stata certificata IFS nel passato.

La data dell'audit di rinnovo dovrà essere calcolata a partire dalla data del precedente audit e non dalla data di emissione del certificato. Inoltre, l’audit di rinnovo può essere pianificato 8 settimane prima e 2 settimane dopo la data originale dell’audit di rinnovo. le aziende sono responsabili del mantenimento del proprio certificato. Tutte le aziende certificate IFS riceveranno un promemoria del IFS database, tre mesi prima della data di scadenza del certificato.

Gli Enti di Certificazione potranno contattare le aziende in anticipo al fine di fissare una data per il nuovo audit.

In generale, la data prevista per ogni audit deve essere caricata nel IFS database nella “diary furncion” e al più tardi 2 settimane (14 giorni di calendario) prima della data originale di audit (è possibile cambiare la data a breve termine)

Estensione di audit

In situazioni specifiche, come nuovi prodotti e/o nuovi processi da includere nello scopo di audit o ogni volta che lo scopo di audit necessita di essere aggiornato sul certificato, per una azienda certificata IFS, non è necessario svolgere un completo nuovo audit ma organizzare un audit di estensione in sito durante la validità temporale del certificato esistente. L’ente di certificazione è responsabile nella determinazione dei requisiti pertinenti da auditare e della durata di audit adeguata. Il report di questo audit di estensione rappresenterà un allegato unito al rapporto di audit già esistente. Le condizioni per il superamento dell’audit di estensione (punteggio ≥ 75%) sono le medesime di un normale audit ma solo focalizzate sui requisiti specifici che sono stati auditati. Il punteggio dell’audit originale non cambia.

Se l’audit di estensione si dimostra conforme, il certificato deve essere aggiornato con il nuovo scopo e caricato nel IFS database.

Il certificato aggiornato deve mantenere la stessa data di validità del certificato corrente (originale).

Se, durante l’audit di estensione, una non conformità Maggiore o un KO (KO non conformità) sono identificati, l’intero audit è ritenuto fallito e il certificato corrente deve essere sospeso, così come descritto in 5.8.1 e 5.8.2 (IFS Food).

Valutazione dei requisiti

L'audit valuta la natura e la rilevanza di ogni deviazione o non conformità. Al fine di determinare se la conformità a un requisito dell'IFS Food sia stata soddisfatta, l'auditor deve valutare ogni requisito contenuto nello Standard. Vi sono diversi modi di classificare i risultati.

L'IFS Food prevede 4 possibilità per l'assegnazione di punteggi:

A: Conformità completa al requisito specificato nello Standard

B: Conformità quasi completa al requisito specificato nello Standard, ma è stata rilevata una piccola deviazione

C: Solo una parte limitata del requisito è stata implementata

D: Il requisito dello Standard non è stato implementato

L'auditor deve fornire spiegazioni per tutti i punteggi B, C e D contenuti nel rapporto di audit. In aggiunta a tale punteggio, l'auditor potrà decidere di assegnare a un'azienda una non conformità "KO" o "Maggiore".

Maggiore

Una non conformità Maggiore viene definita come segue:

Una non conformità maggiore può essere assegnata a ogni requisito che non è definito come requisito KO.

Quando viene rilevata una non conformità sostanziale nella soddisfazione dei requisiti dello Standard e tale non conformità riguarda la sicurezza dei prodotti alimentari nonché i requisiti legali dei paesi di produzione e destinazione. Una classificazione di maggiore può essere assegnata anche quando la non conformità identificata può portare a un serio pericolo per la salute.

KO (Knock Out)

L'IFS prevede requisiti specifici che vengono definiti come requisiti KO (KO = Knock Out). Se nel corso dell'audit l’auditor rileva che tali requisiti non vengono soddisfatti dall'azienda, ciò porterà ad una non certificazione.

I seguenti 10 requisiti vengono definiti come requisiti KO nell'IFS Food:

1.2.4                 Responsabilità della Direzione

2.2.3.8.1           Sistema di monitoraggio per ogni CCP

3.2.1.2              Igiene del personale

4.2.1.2              Specifiche relative alle materie prime

4.2.2.1              Conformità alla ricetta

4.12.1               Gestione dei corpi estranei

4.18.1               Sistema di Rintracciabilità

5.1.1                 Audit interni

5.9.2                 Procedura di ritiro e richiamo

5.11.2               Azioni correttive

Assegnazione di un punteggio a un requisito classificato N/A (non applicabile)

Quando l'auditor decide che un requisito non è applicabile per l’azienda, deve utilizzare come punteggio: N/A: Non applicabile seguito da una breve spiegazione.