Certificazione IFS
Iniziare il processo di certificazione IFS
1. Preparazione di un audit
Prima di essere sottoposta a un audit, l'azienda deve studiare nei dettagli tutti i requisiti dei rispettiviStandard IFS (IFS Food, IFS Logistics, IFS Broker, IFS HPC).
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Dopo aver studiato in dettaglio gli standard applicabili, ogni azienda dovrebbe valutare il proprio stato al fine di essere in grado di svolgere i miglioramenti in modo che i requisiti dello standard siano rispettati.
Al fine di prepararsi all'audit iniziale, ogni azienda ha la possibilità di svolgere un audit preliminare. Questo audit preliminare ha fini interni e non è inclusa alcuna raccomandazione. Può essere svolto da un ente di certificazione o con l'aiuto del software IFS AuditXpress dal responsabile assicurazione qualità dell'azienda.
Alla data dell’audit, deve essere presente una copia dello standard vigente. L'azienda deve provvedere ad acquisire la versione corrente dello Standard. Al fine di prepararsi all'audit iniziale, l'azienda potrà richiedere un audit preliminare destinato unicamente a usi interni e che non deve includere alcuna raccomandazione. Se l’audit non è un audit iniziale, l’azienda deve anche informare l’ente di certificazione, in modo che l’auditor possa controllare il piano di azione correttive dall’audit precedente. La data prevista per l'audit iniziale o di rinnovo deve essere comunicata agli uffici IFS tramite il IFS database. Tale comunicazione è responsabilità dell’Ente di certificazione.
2. Selezione dell’Ente di certificazione – accordi contrattuali
Al fine di eseguire l'audit IFS, l'azienda deve nominare un organismo di certificazione in possesso dell'approvazione per l'esecuzione di tali certificazioni. Solo gli Enti di Certificazione approvati da IFS - in possesso di un accreditamento l'IFS Food e che hanno firmato un contratto con IFS – potranno condurre verifiche IFS ed emettere certificati. L'elenco di tutti gli Enti di Certificazione internazionali approvati IFS, paese per paese, è disponibile qua.
Gli enti di certificazione possono avere auditor qualificati per uno o più scopi. La conferma degli scopi di prodotto e processi (IFS Food) per i quali l’ente di certificazione può svolgere gli audit deve essere ottenuta dall’ ente di certificazione individuale.
Tra l'azienda e l’Ente di certificazione deve essere in atto un contratto che descrive nei dettagli lo scopo di audit, la sua durata e i requisiti per la redazione dei rapporti. Il contratto deve contenere i riferimenti all’Integrity Program, in relazione alla possibilità di audit on-site organizzati dall’ufficio dell’Assicurazione Qualità IFS.
L’audit deve essere svolto quando i prodotti oggetto dello scopo di audit sono in produzione.
L'audit deve essere preferibilmente effettuato nella lingua dell'azienda e l’Ente di certificazione deve fare il possibile per nominare un auditor la cui lingua madre o la cui principale lingua di lavoro sia la lingua dell'azienda. Inoltre, le lingue usate dall’auditor per condurre un audit – oltre la lingua madre – devono essere approvate dagli uffici IFS preventivamente prima di svolgere l’audit (vedere anche Parte 3).
E' responsabilità dell'azienda verificare che l’Ente di certificazione sia accreditato per la certificazione IFS Food.
3. Durata di un audit
IFS Food
L’IFS ha sviluppato uno strumento per calcolare la durata minima di audit sulla base dei seguenti criteri:
- numero totale di persone (lavoratori part-time, a turni, temporanei, personale amministrativo,ecc.)
- numero di scopi di prodotto
- numero di processi (“P” passaggi)
Questo strumento è disponibile su www.ifs-certification.com
Esempio di calcolo della durata di audit (in relazione con gli scopi di prodotto e tecnologici, come descritto nell’allegato3):
Esempio 1: per un’azienda che produce gelati:
- lo scopo di audit deve riferirsi allo scopo di prodotto 4 (prodotti lattiero-caseari) e scopi tecnologici B (pastorizzazione), D (surgelazione/raffreddamento) e F (miscelazione).
- Per il calcolo della durata di audit, i seguenti passaggi di scopi di prodotto e “P” devono essere selezionati: scopo di prodotto 4 (prodotti lattiero – caseari), P2 (pastorizzazione), P6 (surgelazione/raffreddamento) e P12 (miscelazione).
Esempio 2: per una azienda che produce pasta fresca ripiena, producendo per proprio conto i ripieni (carne, crema, pomodori):
- lo scopo di audit deve riferirsi allo scopo di prodotto 7 (prodotti combinati) e scopi tecnologici B (pastorizzazione), D (surgelazione/raffreddamento), E (confezionamento in atmosfera protettiva) e F (affetta mento/miscelazione/riempimento).
- Per il calcolo della durata di audit, i seguenti passaggi di scopo di prodotto e “P” devono essere selezionati: scopo di prodotto 7 (prodotti combinati), 1 (carne), 4 (lattiero-casearii), 5 (frutta e verdura), 6 (prodotti cerealicoli), P2 (pastorizzazione), P6 (surgelazione/raffreddamento), P8 ((confezionamento in atmosfera protettiva) e P12 (affettamento/miscelazione/riempimento).
Nota 1: Specificatamente per lo scopo di prodotto 7, ci sono diversi parametri per definire lo scopo di audit e la durata di audit.
Nota 2: gli scopi di prodotto e tecnologici possono essere aggiunti o tolti, in funzione dei processi dettagliati dell’azienda.
Nota 3: per il calcolo della durata di audit, ogni passaggio “P” conta una sola volta nella formula, anche se “P” è ripetuto per diversi scopi di prodotto.
E’ obbligatorio per tutti gli enti di certificazione utilizzare questo strumento di calcolo per determinare la durata minima di audit.
La determinazione della durata di audit finale è responsabilità dell’ente di certificazione, e può essere più alta di quella minima calcolata (in funzione della specifica struttura dell’azienda).
Altri standards
L'ente di certificazione ha un proprio sistema per stabilire la durata minima di audit necessario all'azienda.
Diversi fattori, dettagliati nel contratto tra ente di certificazione e azienda, giocano un ruolo nel determinare il tempo necessario per un audit esaustivo. Questi fattori includono:
- dimensioni azienda/provider di servizi
- tipo e dimensioni della produzione/provider di servizi
- scopo di audit
- numero di persone impiegate nel sito
- numero di non conformità riscontrate nel precedente audit.
3. Preparazione di un piano di audit
L’Ente di certificazione deve preparare il piano di audit. Il piano di audit include dettagli adeguati riguardo il campo di applicazione coperto e la complessità dell'audit. Esso deve essere inoltre sufficientemente flessibile da consentire di reagire a ogni evento inatteso che possa verificarsi nel corso dell'audit di certificazione. Il piano di audit deve prendere in considerazione il rapporto di audit e il piano di azione relativi al precedente audit di certificazione. Esso deve specificare inoltre quali prodotti o gamme di prodotti dell'azienda siano destinati a essere soggetti ad audit. L'azienda potrà essere sottoposta all’audit solo nel momento in cui sta effettivamente producendo i prodotti specificati nello scopo di audit. Il piano di audit deve essere inviato all’azienda da auditare prima dell’audit per garantire la disponibilità delle persone responsabili nel giorno definito di audit.
