IFS Integrity Program

Azioni dell’assicurazione qualità dopo la notifica di un reclamo

attraverso l’utilizzo di una procedura dettagliata per la gestione dei reclami, tuti i reclami riguardanti gli audit IFS svolti, i rapporti di audit e certificati emessi o altre problematiche in cui l’integrità del marchio IFS è a rischio, sono raccolti ed analizzati dagli uffici IFS. I retailer, gli enti di certificazione, dipendenti delle aziende certificate IFS o qualsiasi altra persona, può utilizzare il modulo reclami disponibile nel sito web IFS www.ifs-certification.com o può inviare una email a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. per contattare IFS. In aggiunta al ricevimento di qualsiasi reclamo, tutti i dati caricati nel database IFS sono esaminati ed analizzati da un sistema automatico che rileva possibili carenze. Se l’Ufficio Assicurazione Qualità IFS viene informato di significative incoerenze tra i risultati di un audit IFS e il seguente audit del retailer, ciò verrà indagato all’interno del processo di gestone reclami descritto in precedenza. Gli uffici IFS raccoglieranno tutte le informazioni necessarie per indagare sulle cause del reclamo e per stabilire se le carenze relative al mancato rispetto dei requisiti IFS sono da imputare alle aziende certificate, agli enti di certificazione accreditati o agli auditor qualificati IFS  . Per indagare pienamente su un reclamo ricevuto, vengono seguiti appropriati passaggi quali la richiesta all’ente di certificazione di svolgere una indagine interna e fornire una dichiarazione ad IFS circa il  risultato dell’indagine  condotta. Nel caso in cui un reclamo non possa essere risolto positivamente attraverso l’indagine svolta dall’ente di certificazione, IFS svolgerà un audit di indagine in sito presso l’azienda certificata. In generale, gli audit di indagine di IFS sono annunciati 48 ore prima della data di audit. In casi particolari, IFS può decidere di svolgere anche audit non annunciati. IFS può svolgere anche audit testimone , si tratta di auditor dell’ IFS Integrity che valutano l’operato di un auditor qualificato IFS durante un regolare audit IFS. Tutti gli audit facenti parte del Programma  IFS Integrity  sono svolti da auditor indipendenti direttamente incaricati da IFS.  

Sanzioni

Se, a seguito di un reclamo o di azioni preventive dell’Assicurazione Qualità IFS,  la carenza riscontrata è imputabile ad una mancanza da parte di un ente di certificazione e/o un auditor, IFS inoltrerà in modo anonimo tutte le informazioni necessarie alla Commissione Sanzioni . La Commissione Sanzioni  è una commissione indipendente composta da un avvocato e da rappresentanti internazionali dell’industria, dei retailer e degli enti di certificazione i quali decidono se ci sono gli estremi per una violazione e sua gravità. Gli argomenti riguardanti carenze amministrative degli enti di certificazione rilevate dalle indagini del database di IFS, possono essere direttamente valutati dall’ Assicurazione Qualità IFS ma devono essere confermati dall’avvocato della Commissione Sanzione. Le sanzioni sono emesse agli enti di certificazione e/o ai loro auditor se la Commissione Sanzione conclude che è stata commessa una violazione. Il tipo di sanzione dipende dal numero di violazioni precedentemente commesse dall’ente di certificazione e/o auditor e anche dal livello di gravità della violazione. IFS Management informa il relativo ente di certificazione quando è stata stabilita una violazione sull’ ente o su uno dei suoi auditor.

Misure preventive dell’Assicurazione Qualità

Nonostante un possibile reclamo, l’Assicurazione Qualità IFS conduce regolarmente una attività preventiva, attraverso audit di sorveglianza presso gli enti di certificazione (Audit presso gli uffici degli enti di certificazione) e audit presso le aziende certificate IFS  (audit in sito presso i fornitori)  per mantenere sotto controllo il corretto andamento del sistema IFS . Il processo di selezione degli enti di certificazione e delle aziende certificate per questi audit di sorveglianza, si basa su criteri oggettivi, sia economici (per esempio numero di certificati emessi) sia qualitativi (per esempio l’analisi e riesame dei processi di certificazione e corrispondenti rapporti di audit). Durante un “audit di sorveglianza presso l’ente di certificazione”, che si svolge presso la sede accreditata dell’ente, la qualità delle procedure di certificazione selezionate è verificata attraverso un controllo documentale. Durante un “audit in sito presso il fornitore “ all’azienda certificata, la situazione riscontrata durante la visita viene confrontata con le informazioni disponibili sul database IFS (rapporto di audit) . Un auditor IFS può anche essere accompagnato da un auditor dell’IFS Integrity Program durante un regolare audit IFS (Audit testimone).