Base de datos IFS
La entidad de certificación debe subir cada auditoria IFS a la base de Datos IFS (envío de informe, plan de acción y certificado).
Hay 3 grupos de usuarios que tienen acceso a la base de datos IFS:
- Entidades de certificación
- Empresas certificadas
- Distribuidores y otros usuarios.
Los derechos de acceso de cada grupo son los siguientes:
Distribuidores y otros usuarios:
- pueden buscar empresas certificadas
- gestionan sus empresas certificadas utilizando la opción “favoritos”
- obtienen información por correo electrónico en caso de suspensión de certificado de sus empresa favoritas.
Entidades de certificación:
- gestionan sus empresas certificadas y cargan los informes de auditoría, planes de acción y certificados
- pueden suspender certificados bajo determinadas circunstancias
- pueden gestionar las fechas de auditoría IFS, permitiendo a distribuidores y empresas tener una visión de las auditorías programadas. Es obligatorio cargar en la función de agenda della Base de datos IFS todas las fechas de auditoría, como mínimo con 2 semanas de antelación a la auditoría.
- gestionan sus cuentas
- tienen la posibilidad de comparar dos informes de auditoría y planes de acción consecutivos, para formación interna de auditores y para calibrado
- descargar el o los logotipos IFS.
Empresas certificadas/ proveedores:
- tienen acceso a los datos de sus auditorías
- tienen la posibilidad de permitir el acceso a distribuidores y otros usuarios a datos como porcentaje conseguido, informe de auditoría detallado o plan de acción
- tienen la posibilidad de comparar dos informes de auditoría y planes de acción consecutivos, con fines de mejora
- descargar el o los logotipos IFS
- gestionan sus entidades de certificación
- gestionan los accesos del personal de su propia empresa a los datos de la auditoría (pueden crear subcuentas)
- pueden buscar otras empresas certificadas
- gestionan sus proveedores utilizando la opción “favoritos”
Acceso para las sedes centrales de las empresas certificadas
Se puede crear un acceso para la sede central para permitir a ésta administrar todos los datos de sus establecimientos certificados a través de un único punto de acceso.
Cada grupo de usuarios dispone de un manual del usuario de la Base de Datos en la zona reservada a todos los grupos de usuarios.
Seguridad de la base de datos
El sistema de seguridad utilizado para la base de datos se basa en sistemas de seguridad internacionalmente reconocidos y más utilizados. El acceso para distribuidores y empresas certificadas facilita información general relativa a todas las empresas certificadas. Si las empresas certificadas no facilitan explícitamente mayores derechos de acceso, los grupos de usuarios sólo podrán acceder a la siguiente información:
- El nombre y dirección de la empresa
- El nombre y dirección de la entidad de certificación
- El nombre del auditor
- El alcance de la auditoría
- La fecha y duración de la auditoría
- El nivel conseguido en la auditoría
- La fecha de emisión y período de validez del certificado IFS emitido
Mediante el uso de su acceso seguro, las propias empresas certificadas pueden autorizar el acceso a la siguiente información detallada:
- Informe de auditoría y plan de acción
Una vez se ha autorizado el acceso por parte de la empresa certificada, los distribuidores y otros usuarios / otras empresas certificadas reciben acceso automático a los datos desbloqueados. La comunicación con los distribuidores y otros usuarios se realiza a través de un proceso seguro de web que garantiza que tan sólo los distribuidores y otros usuarios / otras empresas certificadas que hayan recibido autorización explícita puedan visualizar los datos de los distribuidores o empresas certificadas.