La entidad de certificación debe subir cada auditoria IFS a la base de Datos IFS (envío de informe, plan de acción y certificado).

Hay 3 grupos de usuarios que tienen acceso a la base de datos IFS:

• Entidades de certificación
• Empresas certificadas
• Distribuidores y otros usuarios.

Los derechos de acceso de cada grupo son los siguientes:

Distribuidores y otros usuarios:

• pueden buscar empresas certificadas
• gestionan sus empresas certificadas utilizando la opción “favoritos”
• obtienen información por correo electrónico en caso de suspensión de certificado de sus empresa favoritas.

Entidades de certificación:

• gestionan sus empresas certificadas y cargan los informes de auditoría, planes de acción y certificados
• pueden suspender certificados bajo determinadas circunstancias
• pueden gestionar las fechas de auditoría IFS, permitiendo a distribuidores y empresas tener una visión de las auditorías programadas. Es obligatorio cargar en la función de agenda della Base de datos IFS todas las fechas de auditoría, como mínimo con 2 semanas de antelación a la auditoría.
• gestionan sus cuentas
• tienen la posibilidad de comparar dos informes de auditoría y planes de acción consecutivos, para formación interna de auditores y para calibrado
• descargar el o los logotipos IFS.

Empresas certificadas/ proveedores:

• tienen acceso a los datos de sus auditorías
• tienen la posibilidad de permitir el acceso a distribuidores y otros usuarios a datos como porcentaje conseguido, informe de auditoría detallado o plan de acción
• tienen la posibilidad de comparar dos informes de auditoría y planes de acción consecutivos, con fines de mejora
• descargar el o los logotipos IFS
• gestionan sus entidades de certificación
• gestionan los accesos del personal de su propia empresa a los datos de la auditoría (pueden crear subcuentas)
• pueden buscar otras empresas certificadas
• gestionan sus proveedores utilizando la opción “favoritos”

Acceso para las sedes centrales de las empresas certificadas

Se puede crear un acceso para la sede central para permitir a ésta administrar todos los datos de sus establecimientos certificados a través de un único punto de acceso.

Cada grupo de usuarios dispone de un manual del usuario de la Base de Datos en la zona reservada a todos los grupos de usuarios.

Seguridad de la base de datos

El sistema de seguridad utilizado para la base de datos se basa en sistemas de seguridad internacionalmente reconocidos y más utilizados. El acceso para distribuidores y empresas certificadas facilita información general relativa a todas las empresas certificadas. Si las empresas certificadas no facilitan explícitamente mayores derechos de acceso, los grupos de usuarios sólo podrán acceder a la siguiente información:

• El nombre y dirección de la empresa
• El nombre y dirección de la entidad de certificación
• El nombre del auditor
• El alcance de la auditoría
• La fecha y duración de la auditoría
• El nivel conseguido en la auditoría
• La fecha de emisión y período de validez del certificado IFS emitido

Mediante el uso de su acceso seguro, las propias empresas certificadas pueden autorizar el acceso a la siguiente información detallada:

• Informe de auditoría y plan de acción

Una vez se ha autorizado el acceso por parte de la empresa certificada, los distribuidores y otros usuarios / otras empresas certificadas reciben acceso automático a los datos desbloqueados. La comunicación con los distribuidores y otros usuarios se realiza a través de un proceso seguro de web que garantiza que tan sólo los distribuidores y otros usuarios / otras empresas certificadas que hayan recibido autorización explícita puedan visualizar los datos de los distribuidores o empresas certificadas.