Jedes durchgeführte IFS Audit wird durch die Zertifizierungsstellen in die IFS Datenbank eingepflegt (Hochladen des Auditberichtes, des Maßnahmenplanes und des Zertifikates).

Es gibt 3 Nutzergruppen, die Zugang zur IFS Datenbank haben:

• Zertifizierungsstellen
• Zertifizierte Unternehmen
• Handelsunternehmen (z. B. Lebensmitteleinzelhandel) und andere Nutzer.

Wenn Sie ein registrierter Nutzer der IFS Datenbank sind, können Sie sich über den Login Button (in der Kopfleiste) einloggen.

Die verschiedenen Nutzergruppen haben unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten:

Zertifizierungsstellen:

• Verwalten Ihrer zertifizierten Unternehmen und hochladen von Auditberichten und Maßnahmeplänen
• Deaktivieren von Zertifikaten in besonderen Fällen
• Verwaltung von IFS Auditdaten über die Terminkalenderfunktion, und ermöglichen damit sowohl Händlern als auch Unternehmen einen guten Überblick über die terminierten Audits. Alle Audittermine sind spätestens zwei Wochen vor dem Audit in der Kalenderfunktion der IFS Datenbank einzutragen.
• Verwalten Ihrer Accounts
• Vergleich zweier aufeinanderfolgender Auditberichte und Maßnahmenpläne für internes Auditorentraining und Auswertung bzw. Abgleich möglich
• Download der IFS Logos

Handelsunternehmen und andere Nutzer:

• Suche nach zertifizierten Unternehmen
• Verwaltung der zertifizierten Unternehmen über den Tool "Favoriten"
• Information per E-Mail im Fall des Zertifikatverlustes von Unternehmen der "Favoriten"-Liste.

Zertifizierte Unternehmen:

• Zugriff auf Ihre eigenen Auditdaten
• Können Handelsunternehmen für Ihre Daten freischalten, Prozentzahl, erreichtes Niveau, Auditbericht und Maßnahmeplan
• Vergleich zweier aufeinanderfolgender Auditberichte und Maßnahmenpläne möglich zum Ziele der Verbesserung
• Download der IFS Logos
• Verwalten ihrer Zertifizierungsstelle
• Verwalten der unternehmensinternen Zugriffsrechte auf die IFS Datenbank  (Anlegen von Unteraccounts mit Leseberechtigung)
• Suche nach zertifizierten IFS Unternehmen, z. B. Ihrer Vorlieferanten
• Verwalten Ihrer Zulieferbetriebe über den Tool „Favoriten".

Zugang für Zentralen von zertifizierten Unternehmen

Ein Zugriff für die „Zentrale" der zertifizierten Unternehmen kann erstellt werden, der die Möglichkeit gibt, alle zertifizierten Produktionsstätten über einen Login direkt zu verwalten.

Die Benutzerhandbücher zur IFS Datenbank sind auf den entsprechenden geschützten Seiten der Nutzergruppen erhältlich.

Sicherheit der Datenbank:

Das Sicherheitssystem der Datenbank basiert auf international anerkannten Standards und der am häufigsten verwendeten Sicherheitssysteme.

Die Zugriffsrechte von Händlern und zertifizierten Unternehmen ermöglichen die Ansicht von allgemeinen Informationen zu den zertifizierten Unternehmen. Sofern keine weitere Autorisierung durch das Unternehmen vorliegt, kann der Händler / zertifizierte Unternehmen nur folgende Informationen einsehen:

• Namen und Anschrift des Unternehmens
• Name und Anschrift der Zertifizierungsstelle
• Name des Auditors
• Produktkategorie und Zertifizierungsbereich
• Datum und Dauer des Audits
• das erreichte Niveau des Audits
• Datum der Zertifikatsausstellung und Zertifikatsgültigkeit.

Nur die zertifizierten Unternehmen selbst (bei Nutzung ihres eigenen unternehmensbezogenen Login) haben die Möglichkeit weitere Zugriffsrechte für Händler und Unternehmen freizuschalten. Es können folgende Zugriffe separat voneinander freigeschalten werden:

• Auditbericht und Maßnahmeplan.

Die Händler / zertifizierte Unternehmen erhalten automatisch Zugang zu den freigeschalteten Daten des Unternehmens nachdem diese freigeschalten wurden. Die Kommunikation zum Händler / Unternehmen erfolgt über einen gesicherten Datentransfer. Dies garantiert, dass nur registrierte, freigeschaltete Händler / Unternehmen einen Zugriff auf die Daten erhalten.