IFS Integrity Program
Maßnahmen zur Qualitätssicherung nach Beschwerden
Über ein ausführliches Beschwerdemanagementverfahren werden in den IFS-Geschäftsstellen alle Reklamationen zu IFS Audits, Berichten, Zertifikaten oder anderen Sachverhalten, welche die Integrität der Marke IFS in Frage stellen könnten, aufgenommen und analysiert. Handel, Zertifizierungsstellen, Mitarbeiter von IFS-zertifizierten Betrieben oder jede andere natürliche oder juristische Person können über ein Beschwerdeformular auf der Website www.ifs-certification.com oder per Email über Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! diesbezüglich mit dem IFS in Kontakt treten. Zudem werden die Angaben in der IFS Datenbank mithilfe automatisierter Verfahren auf mögliche Mängel/ Fehler untersucht und analysiert. Wird z.B. das IFS Qualitätsmanagement über erhebliche Diskrepanzen zwischen den Ergebnissen des IFS Audits und einem nachfolgenden Lieferantenaudit informiert, kommt das folgende Beschwerdemanagementverfahren zum Einsatz: Um einen etwaigen Verstoß gegen die IFS Anforderungen seitens der zertifizierten Unternehmen, der akkreditierten Zertifizierungsstellen oder den vom IFS zugelassenen Auditoren festzustellen, werden alle nötigen Informationen hinsichtlich der Ursache der Beschwerde überprüft. Die Aufforderung an die zuständige Zertifizierungsstelle eine interne Untersuchung einzuleiten und deren Ergebnis dem IFS in einer Stellungnahme mitzuteilen, kann als ein mögliches Instrument zur Ursachenanalyse der Beschwerde eingesetzt werden. Erweisen sich diese Maßnahmen als nicht ausreichend um die Beschwerde abschließend aufzuklären, kann mit einer Vorankündigung von in der Regel 48 Stunden oder in besonderen Fällen auch unangekündigt ein Investigation Audit beim zertifizierten Unternehmen durchgeführt werden. Ebenso kann entschieden werden einen IFS Auditor während eines regulären Audits durch einen Auditor des IFS Integrity Programs begleiten zu lassen (Witness Audit). Alle im Rahmen des IFS Integrity Programs stattfindenden Audits werden von Auditoren durchgeführt, welche vom IFS direkt beauftragt werden und völlig unabhängig von den zu auditierenden Unternehmen sind.
Sanktionen
Wurde aufgrund der vorangegangenen Maßnahmen ein Fehler seitens der Zertifizierungsstelle und/ oder des Auditors festgestellt, so werden alle nötigen Informationen anonym an ein unabhängiges Sanktionskomitee (bestehend aus einem Juristen, Vertretern der Industrie, des Handels und der Zertifizierungsstellen) weitergeleitet, welches über das Vorliegen und die Schwere eines Verstoßes entscheidet. Handelt es sich um Themen bezüglich administrativer Fehler der Zertifizierungsstellen, welche auf Datenbankanalysen basieren, so können diese vom IFS Quality Assurance Management direkt beurteilt werden. Eine Bestätigung der entsprechenden Entscheidung muss auch bei diesen administrativen Fehlern ebenfalls durch den Vorsitzenden (Jurist) des Sanktionskomitees erfolgen. Sofern das Sanktionskomitee einen Verstoß feststellt, werden Sanktionen gegenüber der Zertifizierungsstelle und/ oder dem Auditor eingeleitet. Die Art der Sanktion hängt von der Anzahl bereits vorangegangener Verstöße und von deren Schwere ab. Wird ein Verstoß festgestellt, so wird die entsprechende Akkreditierungsstelle durch das IFS QM informiert.
Präventivmaßnahmen zur Qualitätssicherung
Unabhängig von einer möglichen Beschwerde werden Qualitätssicherungsmaßnahmen zur Überwachung des gesamten IFS-Systems regelmäßig in Form von Überwachungsaudits der Zertifizierungsstellen (CB Office audits) und der Lieferanten (on-site Supplier audits) durchgeführt. Das Auswahlsystem bezüglich der Zertifizierungsstellen und Unternehmen für diese Überwachungsaudits findet unter Anwendung objektiver Kriterien statt. Diese Kriterien sind sowohl wirtschaftliche Kennzahlen (z.B. Anzahl der ausgegebenen Zertifikate) als auch Qualitätskriterien (z.B. Überprüfung und Analyse des IFS-Zertifizierungsverfahrens und der entsprechenden Berichte). Während eines CB Office audits wird anhand einer Dokumentenprüfung die Qualität ausgewählter Zertifizierungsverfahren am Standort der akkreditieren Zertifizierungsstelle überprüft. Bei einem on-site Supplier audit eines bereits zertifizierten Unternehmens wird die vorgefundene Situation im Unternehmen mit den vorhandenen Angaben in der IFS-Datenbank verglichen. Auch hier kann zusätzlich ein IFS-Auditor während eines regulären IFS-Audits durch einen Auditor des IFS Integrity Programs begleitet werden (Witness Audit).
