IFS Integrity Program

Il IFS Integrity Program rafforza i vantaggi della certificazione IFS verificando nella pratica l’applicazione dello standard IFS. Ciò supporterà la continua crescita di IFS migliorandone l’affidabilità. L’Integrity Program coniuga tutte le diverse misure volte a garantire la qualità dell’IFS, focalizzando l’attenzione sulla verifica degli audit eseguiti dagli enti di certificazione e dai loro auditor.

Gestione reclami

Gli uffici IFS gestiscono i reclami riguardanti gli audit IFS, i report di audit, i certificati IFS e altretematiche in cui l’integrità del marchio IFS viene messa in discussione. I reclami possono essere trasmessi agli uffici IFS mediante il modulo Reclami IFS. Tale modulo può essere utilizzato dalle aziende, dagli enti di certificazione, dai dipendenti di aziende certificate IFS o da altre persone fisiche o giuridiche. Inoltre gli uffici IFS verificheranno nella propria banca-dati potenziali violazioni dei requisiti IFS, attraverso strumenti automatizzati al fine di prevenire l’insorgenza di reclami.
Gli uffici IFS, a seguito del ricevimento di un reclamo, raccoglieranno tutte le necessarie informazioni allo scopo di definirne la causa e allo scopo di determinare univocamente se si è in presenza di una violazione derivante dalle aziende certificate, dagli enti di certificazione e da auditor abilitati IFS. Il sistema prevede vari passaggi: la richiesta di collaborazione con l’Ente di Certificazione interessato attraverso la richiesta di una dichiarazione e di una indagine interna sulle cause del reclamo, una collaborazione con l’Ente di Accreditamento fino all’organizzazione diretta di "audit di investigazione“ autonomi da parte di IFS. Questi “ audits di investigazione“ possono essere audit presso l’azienda certificata (investigation on-site supplier audit), presso l’Ente di Certificazione accreditato (investigation CB office audit) e/o l’accompagnamento in un regolare audit di certificazione IFS (investigation witness audit). Gli audit di investigazione sono svolti da auditor incaricati da IFS e completamente indipendenti dall’azienda e/o dall’Ente di Certificazione interessato.
A seconda dei casi, le condizioni di audit saranno variabili (per es. la definizione del tempo di preavviso all’azienda certificata e/o all’Ente di Certificazione). Se l’audit presso l’azienda certificata ha come esito una valutazione di non conformità K.O. e/o Major, IFS richiederà all’ente di certificazione di ritirare il certificato IFS esistente. Qualora la violazione sia a carico di un ente di certificazione e/o di un auditor, IFS invierà ad un Comitato indipendente tutte le informazioni rilevanti in forma anonima (senza indicare il nome dell’ente di certificazione). Il Comitato prenderà una decisione in merito all’effettiva presenza di violazione valutandone la gravità (Comitato per le Sanzioni).
Il Comitato è composto da un giurista (presidente), da rappresentanti dell’industria, e da enti di certificazione, scelti in un’elezione annuale. I rappresentanti degli enti di certificazione sono invitati per dare un contributo tecnico senza avere diritto di voto nella decisione finale. Le violazioni sono suddivise in tre livelli sulla base della loro gravità e della rilevanza sulla sicurezza del prodotto e/o del rispetto di prescrizioni di legge.
Le sanzioni derivanti da una violazione dipendono dal livello della violazione stessa e dal numero di violazioni collezionate in precedenza dall’Ente di Certificazione e/o dall’auditor abilitato IFS. Ciò comporta, a catena, una serie di sanzioni che inizia con il rimborso delle spese per gli audit di investigazione e la verifica successiva da parte di IFS delle azioni correttive intraprese dall’ente sanzionato, seguite (a seconda della gravità dell’infrazione e/o numerosità delle stesse) da penali a carico dell’ente di certificazione, dal blocco degli auditor e da corsi di formazione obbligatori svolti dall’IFS Academy. Si può arrivare fino alla sospensione o scioglimento dei contratti con gli enti di certificazione.

Attività aggiuntive dell’Assicurazione Qualità IFS

Le attività aggiuntive dell’Assicurazione Qualità sono misure volte a controllare il mercato complessivo dell’IFS. Ciò significa che IFS eseguirà audit di sorveglianza indipendentemente dai reclami ricevuti (surveillance audits) al fine di tenere monitorata l’applicazione del proprio sistema. Il controllo è svolto a campione sulla base di criteri oggettivi definiti da IFS. Tali criteri sono da un lato criteri economici (per es. il numero dei certificati emessi) e dall’altro qualitativi (per es. controlli dei processi di certificazione e relativa reportistica) Questi audit sono la combinazione di un audit presso l’ente di certificazione ”surveillance CB office audit” e audit presso l’azienda certificata “surveillance on-site supplier audit“. I controlli a campione sono tra loro collegati in quanto i processi di certificazione selezionati vengono verificati in primo luogo presso l’ente di certificazione e poi in una fase successiva presso le aziende certificate. In questo modo i documenti e la situazione reale diventano confrontabili e valutabili.

Tutti i processi in questione sono definiti nel contratto generale esistente tra IFS Management GmbH ed ogni ente di certificazione. L’ente di certificazione è tenuto a mettere a conoscenza di questi processi i propri clienti ed eventualmente ad adeguare i propri contratti con i clienti.