L'audit IFS

Generale

La société doit assister l’auditeur au cours de l’audit. Dans le cadre de l’audit, des entretiens sont organisés avec le personnel à divers niveaux du management. Il est recommandé que les dirigeants de la société soient présents lors des réunions d’ouverture et de clôture, de façon à ce que toute non-conformité ou toute déviation puisse être commentée.

L’/Les auditeur(s) réalise(nt) l’audit en évaluant toutes les exigences de l’IFS applicables à la structure de la société.

Lors de la réunion de clôture, l’auditeur (ou l’auditeur principal en cas d’équipe d’audit) présente ses conclusions et commente toutes les non-conformités et déviations identifiées. Comme indiqué dans la normeEN 45011/Guide ISO CEI 65 (future norme ISO CEI 17065), l’auditeur ne peut émettre qu’une évaluation provisoire du statut de la société lors de la réunion de clôture. L’organisme de certification doit émettre un rapport d’audit et une trame de plan d'actions provisoire pour la société, qui les utilisera comme base pour établir les actions correctives liées aux non-conformités et aux déviations déterminées.

L’organisme de certification est responsable de la prise de décision de certification, et de la préparation du rapport d’audit formel après avoir reçu le plan d’actions complet. L’émission du certificat dépend des résultats de l’audit ainsi que de la pertinence et de la validation du plan d’actions.

Types d’audit

Audit initial

Un audit initial est le premier audit IFS Food d’une société. Il est effectué à une date convenue entre la société et l’organisme de certification sélectionné. Au cours de cet audit, l’ensemble de la société est audité, aussi bien au niveau de la documentation que des processus eux-mêmes. Durant l’audit, toutes les exigences doivent être évaluées par l’auditeur. Dans le cas d’un pré-audit, l’auditeur qui réalise cet audit doit être différent de celui qui réalisera l’audit initial.

Audit complémentaire

Un audit complémentaire est requis dans le cas spécifique où les résultats de l'audit (qu’il s’agisse d’un audit initial ou de renouvellement) sont insuffisants pour permettre de délivrer le certificat. Au cours de l’audit complémentaire, l’auditeur se concentre sur la mise en place des actions prises pour corriger la non-conformité (majeure) déterminée lors de l’audit précédent. L’audit complémentaire doit être réalisé dans les six mois au maximum après l'audit précédent. En général, l’auditeur qui réalise l’audit durant lequel une non-conformité majeure a été attribuée doit réaliser l’audit complémentaire.

Si la non-conformité majeure est liée à une (des) défaillance(s) de fabrication, l’audit complémentaire doit être réalisé au plus tôt six semaines et au plus tard six mois après l’audit précédent. Pour les autres types de défaillances (par exemple, concernant la documentation), l’organisme de certification est responsable de la détermination de la date de l’audit complémentaire.

Si aucun audit complémentaire n’a été réalisé dans les 6 mois, un nouvel audit complet est nécessaire. Dans le cas où l’audit complémentaire est un échec, un nouvel audit complet est également nécessaire. La résolution des non-conformités majeures doit toujours être vérifiée sur le terrain par l’auditeur.

Audit de renouvellement (pour la re-certification)

Les audits de renouvellement sont réalisés après les audits initiaux. La période durant laquelle un audit de renouvellement doit être réalisé est indiquée sur le certificat. L’audit de renouvellement implique à nouveau un audit complet de la société, donnant lieu à un nouveau certificat. Pendant l’audit, toutes les exigences IFS doivent être évaluées par l’auditeur. Une attention particulière est prêtée aux non-conformités et aux déviations identifiées lors de l’audit précédent ainsi qu’à l’efficacité et à la mise en place des actions correctives et des mesures préventives définies dans le plan d’actions de la société.

Remarque : le plan d’actions correctives de l’audit précédent doit toujours être évalué, même si l’audit précédent a été réalisé il y a plus d’un an. C’est pourquoi les sociétés auditées doivent informer leurs organismes de certification si elles ont déjà été certifiées IFS auparavant.

La date de l’audit de renouvellement doit être calculée à compter de la date de l’audit initial et non de la date d'émission du certificat. De plus, l’audit de renouvellement doit être programmé au plus tôt 8 semaines avant et au plus tard 2 semaines après la date d’audit anniversaire.

Les sociétés sont elles-mêmes responsables du maintien de leur certification. Toutes les sociétés certifiées selon le référentiel IFS Food recevront un rappel émis automatiquement par le portail d’audits de l’IFS trois mois avant l’expiration de la certification.Les organismes de certification peuvent aussi contacter les sociétés à l’avance afin de fixer une date pour un nouvel audit.

En général, les dates prévues de chaque audit doivent être renseignées par les organismes de certification sur le portail d’audits IFS, par le biais de la fonction agenda, au plus tard 2 semaines (14 jours calendaires) avant la date d’audit anniversaire (il est possible de changer la date à court terme).

Audit d’extension

Dans certains cas spécifiques, tels que l’intégration de nouveaux produits et/ou procédés dans le périmètre du certificat IFS ou à chaque fois que ce périmètre doit être mis à jour sur le certificat IFS, il n’est pas nécessaire pour une société certifiée IFS Food de réaliser un nouvel audit complet, mais il suffit d’organiser un audit d’extension sur site, pendant la période de validité du certificat existant. L’organisme de certification est responsable de la détermination des exigences à auditer et de la durée d’audit adaptée.

Le rapport de l’audit d’extension doit être présenté en tant qu’annexe, jointe au rapport d’audit en vigueur. Les conditions pour réussir l’audit d’extension (note ≥ 75%) sont les mêmes que pour un audit complet, mais uniquement centrées sur les exigences spécifiques auditées. La note de l’audit principal ne change pas.

Le certificat doit être mis à jour avec le nouveau périmètre et mis en ligne sur le portail IFS. Ce certificat mis à jour doit conserver la même date de fin de validité que le certificat en cours de validité.

Si, pendant l’audit d’extension, une non-conformité majeure ou un KO sont identifiés, l’audit complet est un échec et le certificat en cours doit être suspendu, comme décrit dans les chapitres 5.8.1 et 5.8.2 (IFS Food).

Notation des exigences

L’auditeur évalue la nature et l’importance de toute non-conformité et de toute déviation. Afin de déterminer si une exigence de l’IFS Food est respectée, l’auditeur doit évaluer toutes les exigences du référentiel. Il existe différents types de notation des constats.

Dans le référentiel IFS Food, il existe 4 possibilités de notation :

A :                       Conformité totale avec l’exigence

B :                       Conformité quasi totale avec l’exigence, mais une légère déviation a été détectée

C :                       Seule une faible proportion de l’exigence est respectée

D :                       L’exigence n’est pas respectée

Non-conformité majeure

Une non-conformité majeure est définie ainsi :

Une non-conformité majeure peut être attribuée à n’importe quelle exigence qui n’est pas une exigence KO. Elle est attribuée lorsqu’il existe un manquement substantiel au respect des exigences du référentiel, ce qui inclut la sécurité des aliments et/ou les exigences légales et règlementaires des pays de production et de commercialisation du produit. Une non-conformité majeure peut aussi être attribuée lorsque la non-conformité identifiée peut entraîner un danger sérieux pour la santé.

Notation d’une exigence comme N/A (non applicable)

Dans le cas où l’auditeur estime qu’une exigence n’est pas applicable à la société auditée, il a la possibilité de le noter de la manière suivante : N/A : non applicable, avec une brève explication dans le rapport d’audit.