Commencer le processus de certification IFS

1. Préparation d’un audit

Avant d’être auditée, la société doit étudier en détail toutes les exigences du référentiel IFS approprié (IFS Food, IFS Logistique, IFS Broker, IFS HPC). Tous les référentiels sont disponibles gratuitement en téléchargement sur le site internet IFS.

Télécharger le référentiel IFS Food

Télécharger le référentiel IFS Logistique

Télécharger le référentiel IFS Broker

Télécharger le référentiel IFS HPC

Télécharger le référentiel IFS PACsecure

Télécharger le référentiel IFS Cash&Carry/ Wholesale

Après avoir étudié le référentiel applicable, chaque société doit évaluer son statut  afin d'être capable de faire des améliorations pour que les exigences du référentiel soient remplies.

 Afin de préparer un audit initial, une société peut effectuer un pré-audit, qui a pour vocation d’être utilisé en interne et qui ne doit pas inclure de recommandations. Il peut être réalisé par un organisme de certification ou avec l'aide du logiciel auditXpress de l'IFS par les responsables qualités internes.

Le jour de l’audit, la version actualisée du référentiel doit être disponible sur place, au niveau de la société auditée. La société doit se baser sur la version actualisée du référentiel. La date prévue pour l’audit initial ou de renouvellement doit être communiquée aux bureaux IFS via le portail d’audits IFS. Cela relève de la responsabilité de l’organisme de certification.

 

2. Sélection de l’organisme de certification – dispositions contractuelles

Afin de réaliser l’audit IFS, la société doit désigner un organisme de certification agréé pour effectuer ce type d’audits. Seuls les organismes de certification agréés par IFS – qui doivent être accrédités et avoir signé un contrat avec IFS – peuvent effectuer des audits IFS et émettre des certificats. La liste de tous les organismes de certification agréés par IFS est disponible, par pays, trouvez-vous ici.

Les organismes de certification peuvent disposer d’auditeurs qualifiés pour un ou plusieurs secteurs. La confirmation des secteurs de produits et technologiques pour lesquels l’organisme de certification peut réaliser des audits peut être obtenue en contactant directement l’organisme de certification.

Un contrat doit exister entre la société et l’organisme de certification, détaillant le périmètre, la durée de l’audit et les exigences concernant le rapport. Le contrat doit aussi faire référence à l’"Integrity Program", en particulier à la possibilité de réaliser des audits sur site organisés par le service de Management de la Qualité des bureaux IFS.

L’audit doit avoir lieu quand les lignes de fabrication des produits du périmètre d’audit fonctionnent.

L’audit doit être effectué dans la langue de la société et l’organisme de certification doit désigner un auditeur dont la langue maternelle ou la langue principale de travail est la langue de la société. De plus, la langue utilisée par l’auditeur pour mener l’audit (entre autres la langue maternelle) doit être approuvée par les bureaux IFS avant de réaliser les audits.

Il relève de la responsabilité de la société de vérifier que l’organisme de certification est accrédité pour la certification IFS.

 

3. Durée d’un audit

IFS Food

L’IFS a mis en place un outil pour calculer la durée d’audit minimale, basé sur les critères suivants :

  • nombre total de personnes (temps partiels, équipes, intérimaires, employés administratifs, etc.)
  • nombre de secteurs de produits
  • nombre d’étapes de procédés mis en œuvre.

Cet outil de calcul est disponible sur le site Internet www.ifs-certification.com.

Exemple de calcul de durée d’audit (en relation avec les secteurs de produits et technologiques, comme décrits en Annexe 3) :

 Exemple 1 : pour une société produisant des glaces :

  • Le périmètre d’audit doit faire référence au secteur de produits 4 (produits laitiers) et aux secteurs technologiques B (pasteurisation), D (surgélation/refroidissement) et F (mélange).

  • Pour calculer la durée d’audit, les secteurs de produits et les étapes "P" suivants doivent être sélectionnés : secteur de produits 4 (produits laitiers), P2 (pasteurisation), P6 (surgélation/refroidissement) et P12 (mélange).

Exemple 2 : pour une société produisant des pâtes fraîches farcies, fabriquant sur place leurs farces (avec par exemple viande, crème, tomates) :

  • Le périmètre d’audit doit faire référence au secteur de produits 7 (produits combinés) et aux secteurs technologiques B (pasteurisation), D (surgélation/refroidissement), E (conditionnement sous atmosphère modifiée) et F (découpe/mélange/farce).

  • Pour calculer la durée d’audit, les secteurs de produits et les étapes "P" suivants doivent être sélectionnés : secteur de produits 7 (produits combinés), 1 (viandes), 4 (produits laitiers), 5 (fruits et légumes), 6 (céréales), P2 (pasteurisation), P6 (surgélation/refroidissement), P8 (conditionnement sous atmosphère modifiée) et P12 (découpe/mélange/farce).

Remarque 1 : en particulier et uniquement pour le secteur de produits 7, les paramètres sont différents pour définir le périmètre d’audit et la durée d’audit.

Remarque 2 : des secteurs technologiques peuvent être ajoutés ou enlevés, selon le(s) procédés mis en œuvre par la société.

Remarque 3 : pour calculer la durée d’audit, chaque étape "P"  compte une seule fois dans la formule de calcul, même si l’étape "P" est présente pour plusieurs secteurs de produits.

Les organismes de certification ont l’obligation d’utiliser cet outil de calcul pour déterminer la durée d’audit minimale. La détermination de la durée finale d’audit est sous la responsabilité de l’organisme de certification, et peut être plus élevée que la durée d’audit minimale calculée (en fonction de la structure spécifique de la société).

Autre référentiel IFS

Les organismes de certification disposent d’un système approprié pour estimer le temps minimum nécessaire pour réaliser un audit. 

Un certain nombre de facteurs, détaillés dans le contrat entre l’organisme de certification et la société, jouent un rôle dans la détermination du temps requis pour un audit complet. Ces facteurs comprennent :

  • la taille du site de négoce,
  • le type de production/ service,
  • le périmètre de l’audit,
  • le nombre de personnes employées sur le site,
  • le nombre de non-conformités détectées lors de l’audit précédent.

 4. Préparation du plan d'audit

L’organisme de certification établit le plan d’audit. Le plan d’audit comprend des détails pertinents concernant le périmètre et la complexité de l’audit. Il doit aussi être suffisamment flexible pour répondre à toute éventualité pouvant survenir sur le site au cours de l’audit de certification. Le plan d’audit doit prendre en compte la revue du rapport d’audit et du plan d’actions de l’audit de certification IFS Food précédent, quelque soit la date à laquelle il a été réalisé. Il spécifie également les produits ou gammes de produits de la société qui seront audités. La société ne peut être auditée qu’au moment où les produits spécifiés dans le périmètre d’audit sont effectivement en cours de fabrication. Le plan d’audit doit être envoyé à l’audité avant l’audit, afin de garantir la disponibilité du personnel le jour de l’audit.



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