L'IFS Integrity Program
L' IFS Integrity program ( programme d'intégrité de l'IFS), va mettre en évidence les avantages de l’IFS par le biais d’un contrôle de la mise en œuvre de la norme IFS dans la pratique. L’augmentation de la crédibilité doit soutenir la croissance constante de l’IFS. L’Integrity Program allie toutes les différentes mesures nécessaires pour garantir la qualité de l’IFS. L’accent est mis sur le contrôle des audits effectués par des organismes de certification autorisés et leurs auditeurs.
Gestion des réclamations
Les réclamations concernant les audits IFS, les rapports d’audit, les certificats IFS et d’autres faits pour lesquels l’intégrité de la marque IFS est mise en cause, sont traitées par le bureau IFS. Ces réclamations peuvent être adressées à l’IFS grâce à un formulaire de réclamation IFS (disponible ici à partir de fin mars). Ce formulaire peut être utilisé par les entreprises commerciales, les organismes de certification, les collaborateurs d’entreprises certifiées IFS ou par toute autre personne physique ou morale. De plus, l’IFS va examiner la base de données IFS à l’aide d’outils automatisés pour voir s’il n’y a pas de manquements potentiels aux exigences afin d’éviter des réclamations externes.
Au cours de la gestion des réclamations, le bureau IFS va collecter toutes les informations nécessaires pour trouver l’origine et la cause de la réclamation et pour identifier clairement s’il y a un manquement aux exigences IFS dans les entreprises certifiées, les organismes de certification et chez les auditeurs IFS autorisés. Les démarches mises en œuvre pour collecter ces informations peuvent être une coopération avec l’organisme de certification concerné par le biais d’une déclaration et d’une recherche interne correspondante sur le cas présent ainsi qu’une coopération avec l’organisme d’accréditation responsable et des «audits d’investigation». Ces «audits d’investigation» peuvent être des audits dans l’entreprise certifiée (investigation on-site supplier audit), dans l’organisme de certification accrédité (investigation CB office audit) et/ou l’accompagnement d’un audit de certification IFS ordinaire (investigation witness audit) et sont effectués par des auditeurs qui sont employés chez IFS et qui sont totalement indépendants de l’entreprise concernée.
Selon le cas concerné, les conditions sont variables (par ex. concernant le moment où l’entreprise certifiée et/ou l’organisme de certification sont informés). Si l’un de ces audits se termine par une évaluation KO et/ou avec des écarts majeurs, IFS demandera à l’organisme de certification responsable de retirer le certificat IFS. Si un manquement de la part d’un organisme de certification et/ou d’un auditeur semble vraisemblable, l’IFS mettra toutes les informations importantes sous forme anonyme à disposition d’un comité indépendant qui décidera de l’existence et de la gravité du manquement (comité de sanction).
Ce comité est composé d’un juriste (président), de représentants de l’industrie, des entreprises commerciales et des organismes de certification, qui ont été choisis dans le cadre d’une élection annuelle. Les participants de l’organisme de certification sont invités à faire part de leurs connaissances techniques pour la décision, mais ils n’ont pas de droit de vote. Les manquements au sens de l’IFS sont répartis en trois niveaux de gravité qui se distinguent au niveau de leur importance pour la sécurité du produit et/ou du respect des prescriptions légales.
Les sanctions prononcées du fait d’un manquement dépendent du nombre de sanctions précédentes contre un auditeur IFS autorisé et/ou un organisme de certification et de la gravité du manquement. Ceci mène à une cascade de sanctions qui commence par le remboursement des frais pour les audits d’investigation et la réalisation de mesures de formation internes. Puis suivent les paiements d’amende de différents montants, la suspension d’auditeurs, l’organisation de formations à l’IFS Academy et la suspension ou la résiliation de contrats avec des organismes de certification.
Activités supplémentaires de l’assurance qualité IFS
Les activités supplémentaires de l’assurance qualité sont des mesures servant à contrôler tout le marché de l’IFS. Cela signifie que l’IFS mènera des audits sans qu’il y ait de réclamation (surveillance audits). Le contrôle par échantillonnage repose sur un système de sélection basé sur le hasard et s’oriente selon des critères objectifs. Ces critères sont d’une part des critères économiques (par ex. le nombre de certificats délivrés) et d’autre part, des critères de qualité (par ex. les évaluations manuelles et automatisées des processus de certification et leurs rapports). Ces audits auront lieu sous la forme d’une combinaison entre un «surveillance CB office audit» à l’organisme de certification accrédité et un «surveillance on-site supplier audit» dans l’entreprise certifiée. Les contrôles par échantillonnage sont reliés les uns aux autres de manière à ce que les processus de certification sélectionnés soient d’abord examinés dans l’organisme de certification puis, dans une étape suivante, dans les entreprises certifiées. Ainsi, les documents et la situation réelle sont comparables et peuvent être évalués.
Tous les processus à ce propos sont fixés dans le contrat-cadre entre la société IFS Management GmbH et chaque organisme de certification. Il est demandé à l’organisme de certification d’informer ses clients de ces processus et d’adapter en conséquence ses contrats avec les clients le cas échéant.
