Accréditation IFS

Réglements pour l'IFS Food, l'IFS Broker, l'IFS Logistique et l'IFS Cash & Carry

Les organismes de certification souhaitant réaliser des audits IFS doivent respecter les régles suivantes :

1. Accréditation (ou en cours d'accréditation) selon la norme EN 45011 / Guide ISO CEI 65
2. Signature du contrat avec le propriétaire de l'IFS
   
3. Désignation de l'interlocuteur IFS
4. Au moins un auditeur habilité IFS (ou en cours d'habilitation)
5. Au moins un formateur (trainer), qui dispense la formation en interne aux auditeurs
   
   

Davantage de détails quant aux exigences :

Processus d’accréditation EN 45011 (Guide ISO CEI 65, future norme ISO CEI 17065) pour l’IFS

L’organisme de certification doit être accrédité selon la norme EN 45011/Guide ISO CEI 65 (future norme ISO CEI 17065) pour l’IFS par un organisme d’accréditation reconnu par IAF ou par EA (voir chapitre 1.)

Les organismes de certification en cours d’accréditation EN 45011/Guide ISO CEI 65 (future norme ISO CEI 17065)pour l’IFS peuvent prévoir l’observation d’activité avant de disposer du statut d’accrédité. Ils doivent dans ce cas démontrer qu’ils sont activement en cours d’accréditation selon la norme EN 45011/ISO CEI Guide 65 (future norme ISO CEI 17065).

Remarque : s’il y a un retrait ou une suspension de l’accréditation EN 45011/Guide ISO CEI 65 (future norme ISO CEI 17065) pour l’IFS de l’organisme de certification, le processus complet de certification est stoppé et l’organisme de certification n’est plus autorisé à émettre des certificats IFS. En particulier, l’organisme de certification ne peut pas émettre de certificats IFS à partir de la date de retrait ou de suspension, même pour les audits qui ont déjà été réalisés et qui sont toujours dans le processus de certification (revue du rapport, décision de certification, etc.).

Signature du contrat avec le propriétaire de l’IFS

Après avoir demandé l’accréditation EN 45011/Guide ISO CEI 65 (future norme ISO CEI 17065) et afin de pouvoir réaliser des audits IFS, l’organisme de certification doit signer un contrat avec l’IFS dans le cadre duquel il s’engage à respecter l’ensemble des exigences de l’IFS.

L’organisme de certification n’est pas autorisé à réaliser des audits IFS (sauf pour la première observation d’activité lors du processus d’accréditation) avant d’avoir signé ce contrat.

Décision de certification

La personne responsable de l’évaluation des rapports d’audits (personne en charge de la revue), doit être un auditeur habilité IFS Food, un formateur IFS Food (trainer) ou doit répondre aux règles suivantes :

• avoir un diplôme universitaire dans le domaine alimentaire et 2 ans d’expérience professionnelle dans la sécurité et la qualité des aliments,
• avoir participé (comme auditeur ou observateur) à 10 audits complets (selon les référentiels reconnus par la GFSI ou d’autres référentiels de sécurité des aliments) dans les 5 dernières années,
• avoir participé à une formation sur l’hygiène,
• avoir participé à la formation IFS Food "Train The Trainer",
• être différent de la personne qui a réalisé l’audit.

La revue doit être documentée.

La décision de certification ne peut être prise que sur recommandation d’une personne compétente ou d’un comité de certification. De plus, la décision peut uniquement être prise par une autre personne que celle qui a réalisé l’audit. La personne compétente pour la décision de certification ou au moins un des membres du comité de certification doit être un auditeur IFS Food, un formateur IFS Food (trainer) ou une personne en charge de la revue.

Conformément à la norme EN 45011/Guide ISO CEI 65 (future norme ISO CEI 17065), la décision finale de certification doit être prise par l’organisme de certification et ne peut pas être sous-traitée.

Responsabilités des organismes de certification pour les formateurs (trainers) et les auditeurs IFS (y compris les travailleurs indépendants)

Les organismes de certification ont les responsabilités suivantes :

• Faciliter les observations d’activités (réalisées par les organismes d’accréditation et/ou par l’Integrity Program).
• Assurer qu’au moins un membre de leur personnel est un formateur IFS Food ayant participé à la formation IFS Food "Train the trainer". Le formateur est responsable de former en interne tous les auditeurs souhaitant devenir ou étant déjà auditeurs IFS Food. Les personnes souhaitant devenir formateurs IFS Food doivent respecter les exigences mentionnées en 2.5.
• Remarque : pour un organisme de certification qui démarre les activités IFS, cette formation interne peut, sur demande, être organisée par l’IFS.
• oAssurer que l’auditeur est compétent pour le périmètre de l’audit et pour sa réalisation et qu’il peut avoir accès et appliquer la législation et règlementation en vigueur, sur la base des exigences IFS et celles de l’organisme de certification. L’organisme de certification doit maintenir ce niveau de compétences (supervision continue par l’organisme de certification) et doit suivre la réalisation des audits au moyen d’observations d’audits sur site. Chaque auditeur doit être suivi au moyen d’une observation d’audit sur site au moins une fois tous les 2 ans. Les résultats de cette observation doivent être documentés. L’observateur doit être un auditeur qualifié IFS Food ou doit répondre aux mêmes règles que les formateurs (voir chapitre 2.5).
• Conserver les documents sur les compétences des auditeurs.
• Assurer qu’aucun auditeur n’a jamais enfreint les règles de l’IFS, par exemple en tant que consultant, et n’a pas été employé par et/ou pour le compte de la société auditée au cours des 2 années précédentes. Ainsi, aucune relation commerciale et/ou personnelle n’est autorisée entre l’audité et l’auditeur lors du processus de certification.
• Assurer qu’aucun auditeur n’effectue plus de 3 audits IFS consécutifs au sein de la même société (s’applique uniquement aux audits complets, quelque soit l’intervalle de temps entre les: les audits complémentaires et d’extension ne sont pas concernés par cette règle).
• Assurer qu’un auditeur n’est employé que par un seul organisme de certification pour la réalisation d’audits IFS et ce pendant une période d’au moins 12 mois. Dans certains cas particuliers, les bureaux IFS doivent être contactés et pourront autoriser des exceptions.
• Signer un ordre de mission d’audit pour chaque audit, comprenant un engagement sur le respect de toutes les exigences ci-dessus.
• Organiser une session de formation de 2 jours pour les auditeurs IFS, une fois par an, dans le but de partager les expériences, d’harmoniser les évaluations et de disposer d’une mise à jour sur les exigences légales pertinentes, etc. La formation, en totalité ou en partie, doit être dispensée par le(s) formateur(s).
• Effectuer une observation d’audit sur site d’un auditeur, lors d’un audit de sécurité des aliments et/ou d’un audit de référentiel sous accréditation EN 45011/Guide ISO CEI 65 (future norme ISO CEI 17065) afin de garantir les compétences de l’auditeur (voir glossaire) avant qu’il ne se présente aux examens IFS. L’organisme de certification devra indiquer dans le dossier de candidature à l’examen IFS la date, le nom de la société auditée où l’observation d’audit a eu lieu et le nom de l’observateur. Le compte-rendu de l’observation d’audit sur site doit être fourni sur demande aux bureaux IFS en anglais, français ou allemand. L’observateur en charge de l’observation de l’auditeur avant qu’il postule aux examens IFS doit respecter les mêmes exigences que les formateurs (voir chapitre 2.5).
• Inclure le nom de l’observateur dans le portail d’audits lors de la mise en ligne des données de l’audit, en cas d’observations d’audits IFS sur site, conformément au chapitre 4.7 de la norme EN 45011/Guide ISO CEI 65 (future norme ISO CEI 17065) sur les audits internes.
• Connaître parfaitement le règlement des examens fournis par les bureaux IFS.

L’organisme de certification est responsable du choix de l’auditeur présentant le(s) secteur(s), la langue, les compétences adéquates, etc. pour chaque audit IFS.

Exigences spécifiques pour les formateurs (trainers) IFS

Les formateurs IFS Food doivent présenter le profil suivant :

• respecter les exigences pour les auditeurs IFS, décrites dans les chapitres 3.2 a), b), c) et d),
• avoir une expérience d’audit selon les référentiels d’audits reconnus par la GFSI ou d’autres référentiels de sécurité des aliments,
• connaître la législation et la règlementation alimentaires,
• avoir participé à la session de formation "Train the trainer" organisée par l'IFS,
• parler et écrire couramment les langues utilisées lors des formations. Ils doivent informer les bureaux IFS des langues qu'ils peuvent pratiquer lors des formations.

Afin de mettre à jour ses connaissances de l'IFS, chaque formateur IFS doit participer à un séminaire de formation IFS de 2 jours, tous les 2 ans. Ces séminaires sont organisés par l’IFS et doivent servir de base pour la formation interne de tous les auditeurs.

Formation "Train the trainer"

La formation "Train the trainer" est dispensée par l'IFS.

Lorsqu’une nouvelle version du référentiel est publiée, le formateur de l’organisme de certification doit participer à la nouvelle formation "Train the trainer" organisée par l'IFS et dispenser la formation en interne à tous les auditeurs déjà qualifiés IFS Food de son organisme avant l’entrée en vigueur de la nouvelle version.

Si de nouvelles notes de doctrine sont publiées, le formateur doit former tous les auditeurs IFS Food avant l’entrée en vigueur de ces notes.

Exigences pour les auditeurs IFS

De manière générale, les auditeurs doivent se conformer aux exigences des chapitres 7.2 et 7.3.1 de la norme ISO 19011.

Lors d’un audit IFS Food, dans le cadre des bonnes pratiques d’audits IFS, les auditeurs doivent utiliser des échantillons pertinents des produits, afin d’investiguer sur site sur les procédés de fabrication et sur la documentation de la société auditée et de vérifier le respect des exigences IFS. En particulier, l’auditeur doit, lors de l’audit, réaliser sur site un test de traçabilité.

L’IFS publie des "Guidelines" qui fournissent davantage d’informations sur les sujets devant être vérifiés et/ou demandés à la société auditée pendant l’audit.

Exigences avant leur candidature aux examens IFS
(IFS Food)

Avant de poser leur candidature aux examens IFS Food, les auditeurs doivent respecter les exigences suivantes :

• Ils doivent avoir signé un contrat avec l’organisme de certification (cf. chapitre 4.4 de la norme EN 45011/Guide ISO CEI 65 (future norme ISO CEI 17065).
• Ils doivent confirmer à l’organisme de certification que, pendant une période d’au moins 12 mois, ils réaliseront des audits IFS uniquement pour cet organisme. Ils peuvent toutefois travailler pour plusieurs organismes de certification pour d’autres normes ou référentiels. Dans certains cas particuliers, les bureaux IFS doivent être contactés et pourront autoriser certaines exceptions.
• Ils doivent avoir participé à la formation interne sur l’IFS Food organisée par l’organisme de certification.
• Ils doivent avoir fourni à l’organisme de certification toutes les informations appropriées concernant leurs compétences.
• Leur organisme de certification doit avoir observé sur site et confirmé leurs qualifications professionnelles et leurs compétences.

Exigences générales pour les auditeurs lors de leur candidature aux examens IFS (IFS Food)

Les candidats souhaitant devenir auditeur habilité IFS Food doivent satisfaire aux exigences suivantes et en apporter la preuve en soumettant un dossier de candidature. Une trame de CV type est disponible auprès des bureaux IFS.

a) Formation dans le secteur alimentaire

1) Un diplôme universitaire dans le domaine alimentaire (licence et/ou master) et 2 ans d’expérience professionnelle dans l’industrie agro-alimentaire en lien avec des activités de production alimentaire (qualité, production, R&D,…)
ou
2) Si le candidat a directement débuté en tant qu’auditeur après l’obtention de son diplôme universitaire dans le domaine alimentaire, il doit prouver 5 ans d’expérience d’audits dans l’industrie agro-alimentaire
ou
3) Si le candidat est titulaire d’un diplôme universitaire, mais pas dans le domaine alimentaire (licence et/ou maîtrise), alors le candidat doit prouver 5 ans d’expérience professionnelle dans l’industrie agro-alimentaire en lien avec des activités de production alimentaire (qualité, production, R&D,…)
ou
4) Un diplôme professionnel dans le domaine alimentaire (diplôme supérieur) et 5 ans d’expérience professionnelle dans l’industrie agro-alimentaire en lien avec des activités de production alimentaire (qualité, production, R&D,…)

b) Expérience générale d’audit

Un minimum de 10 audits réalisés dans l’industrie agro-alimentaire au cours des deux dernières années. Les audits doivent avoir été réalisés dans des sociétés différentes.

c) Formation à l’hygiène alimentaire (HACCP inclus)

Une formation spécifique sur la base des Principes généraux d’hygiène alimentaire du Codex Alimentarius.

d) Formation sur les techniques d’audit, basée sur le système de management de la qualité ou de la sécurité des aliments

Durée : 1 semaine/40 heures ou équivalent.

e) Connaissances spécifiques et pratiques pour chaque secteur de produits et chaque secteur technologique pour le(s)quel(s) le candidat postule (voir Annexe 1 pour les secteurs de produits et technologiques)

Pour les secteurs de produits:

Au moins 2 ans d’expérience professionnelle dans l’industrie agro-alimentaire en lien avec des activités de production alimentaire pour chaque secteur de produits.
ou
Au moins 10 audits de sécurité des aliments, reconnus par la GFSI, et/ou des audits seconde partie comprenant des investigations sur la sécurité et la qualité des aliments, identifiables et confirmés par le distributeur ou par l’industriel, pour chaque secteur de produits.

Les audits doivent avoir été réalisés dans des sociétés différentes.

Remarque : l’habilitation pour les secteurs 7 (produits combinés) et 11 (aliments pour animaux domestiques) est liée à l’habilitation pour d’autres secteurs. Des explications supplémentaires sont disponibles en Annexe 1.

Pour les secteurs technologiques:

Au moins 2 ans d’expérience professionnelle dans l’industrie agro-alimentaire en lien avec des activités de production alimentaire pour chaque secteur technologique.
ou
Au moins 5 audits de sécurité des aliments, reconnus par la GFSI, et/ou des audits seconde partie comprenant des investigations sur la sécurité et la qualité des aliments, identifiables et confirmés par le distributeur ou par l’industriel, pour chaque secteur technologique.

Les audits doivent avoir été réalisés dans des sites différents.

 
f) Langue

Si un auditeur souhaite réaliser des audits dans une langue différente de sa langue maternelle, il doit apporter les preuves qu’il maîtrise cette/ces autre(s) langue(s). Dans ce cas, les bureaux IFS peuvent lui demander de passer l’examen oral dans la langue concernée.

g) Formation IFS interne

Le support de la formation IFS interne doit être élaboré à partir des documents fournis par l’IFS.

L’auditeur doit avoir participé à la formation interne (sur l’IFS, la législation et l’hygiène alimentaires,…) dispensée par un formateur IFS habilité et organisée par l’organisme de certification. La durée minimale de cette formation est de deux jours.

L’auditeur doit pouvoir comprendre la langue utilisée lors de la formation (langue maternelle et/ou langue(s) déclarée(s) par l’auditeur dans son formulaire de candidature à l’examen IFS).

Remarque : pour les auditeurs souhaitant réaliser des audits selon les autres référentiels IFS, se reporter aux référentiels IFS concernés, partie 3, chapitre 1.

L’IFS est chargé de la validation technique des dossiers de candidature des auditeurs avant qu’ils ne se présentent aux examens IFS. Si le CV de l’auditeur ne répond pas aux exigences susmentionnées, l’IFS pourra refuser sa candidature à l'examen. Si l’auditeur ne présente pas suffisamment de preuves de son expérience dans les secteurs de produits et/ou dans les secteurs technologiques pour lesquels il postule, l'IFS pourra refuser la candidature pour ces secteurs.

Toutes les informations des CV doivent être confirmées par une personne de l’organisme de certification, qui devra indiquer son nom et sa fonction en bas du CV.

Remarque : les bureaux IFS ont la possibilité de retirer l’habilitation d’un auditeur IFS ou de ne pas l’accepter à l’examen si les informations fournies sur le CV sont fausses. Ce type d’infraction sera aussi transmis à l’Integrity Program de l’IFS.