IFS Broker

1. Allgemeines

Broker und Importeure nehmen in der Wertschöpfungskette eine wichtige Rolle ein, weil sie mit ihrer Auswahl der Lieferanten nachhaltig die Lieferkette beeinflussen. Handelspartner erwarten von Brokern und Importeuren, dass deren Produktanforderungen an die Hersteller weitergeleitet, dort verstanden und umgesetzt werden. Aus diesem Grunde hat der IFS den neuen Standard IFS Broker für Broker / Importeure entwickelt, um diese Prozesse in Ihrer Umsetzung zu überprüfen. Ausgehend von den Erfahrungen von Lieferantenaudits des Handels wurde auf Basis des IFS Food der neue Standard erstellt.

Der neue IFS Broker prüft, ob ein Broker / Importeur geeignete Maßnahmen in seine Prozesse implementiert hat, um die Lebensmittelsicherheits- und Qualitätsanforderungen bei seinen Lieferanten zu hinterlegen und deren Einhaltung zu überwachen, damit die gelieferten Produkte den gesetzlichen Vorgaben und vertraglichen Spezifikationen entsprechen.

Grundlage des neuen IFS Broker ist der IFS Food Version 5. Allerdings wurde die Checkliste um die Kriterien gekürzt, die nicht auf Broker / Importeure anwendbar sind. Darüber hinaus wurden neue Kriterien entwickelt, um den Prozessen innerhalb eines Brokers / Importeurs gerecht zu werden. Insgesamt umfasst die Checkliste 71 Anforderungen.

Vom IFS übernommene (teilweise modifizierte) Kapitel des Standards:

• Verantwortung der Unternehmensleitung
• Qualitätsmanagementsystem
  • inkl. Risikomanagement/ reduziertes HACCP
• Ressourcenmanagement
• Dienstleistungserbringung – mit den Schwerpunkten
  • Vertragsprüfung
  • Produktspezifikatione
  • Rückverfolgbarkeit
  • Messungen/ Analysen/ Verbesserungen

Neu formulierte Kapitel/ Anforderungen für Broker

• Produktentwicklung
• Einkauf – mit den Schwerpunkten
  • Lieferantenauswahl und kontinuierliche Lieferantenbewertung
  • Produktverpackung
  • Produktanalysen

2. Abgrenzung IFS Food und IFS Broker

Abgrenzung zum IFS Food:

• das HACCP-Konzept ist wesentlich reduziert
• die Anforderungen an den Herstellungsprozess wurden gestrichen
• die Anforderungen an die Infrastruktur und Arbeitsumgebung wurden gestrichen

Hat eine Broker / Importeur zusätzlich noch ein eigenes Lager oder führt in Eigenregie Transporte durch, so müssen diese Betriebsteile nach dem IFS Logistik zertifiziert werden.

Somit ist ein modulares Zertifizierungssystem entstanden und kann flexibel auf die Prozesse von Brokern / Importeure angewandt werden.

3. IFS Broker für Food, HPC und Non-Food

Der IFS Broker ist so entwickelt, dass er ungeachtet der Produkte auf alle Broker anwendbar ist. Das ursprüngliche HACCP-Konzept wurde so umgestaltet, dass es sowohl im Food-Bereich auf Broker Anwendung findet als auch in der Lage ist, dass Risk-Management bei Non-Food und HPC zu prüfen.

Zunächst wird der IFS Broker nur für Broker / Importeure angeboten. Nach Einführung des IFS HPC im Frühjahr 2010 wird der IFS Broker auch auf die Produktscopes des IFS HPC erweitert. Broker / Importeure von Non-Food-Produkten, die nicht vom IFS HPC abgedeckt sind, werden ab Mitte 2010 sich nach dem IFS HPC auditieren lassen können, wenn die Trainingsmodule für die Auditoren fertiggestellt sind.

4. IFS Zertifizierungsprozess / KO-Anforderungen

Der Zertifizierungsprozess entspricht dem des IFS Food Standards:

• Basisniveau bei 75% - 95%
• Höheres Niveau ab 95%
• Laufzeit des Zertifikates liegt, unabhängig vom Niveau, bei 12 Monaten
• Registrierung der Auditberichte, Maßnahmepläne und Zertifikate im Auditportal
• A/ B/ C und D-Bewertungen
• Major-Abweichungen (analog der Definition des IFS Food)

Die K.O.-Kriterien

• Verantwortung der Unternehmensleitung (1. K.O.-Kriterium im IFS)
• HACCP / Risk management (wobei die Anforderungen an das HACCP wesentlich reduziert wurden)
• Kundenspezifikationen
• Rückverfolgbarkeit
• Interne Audits
• Produktrückruf und –rücknahme
• Umgang mit nichtkonformen Produkten
• Korrekturmaßnahmen
• Vom Kunden geforderte Produktanalysen

5. Auditdauer und -frequenz

Die Mindestauditdauer beträgt 8 Stunden. Die Auditdauer hängt von der Größe des Betriebes, der Anzahl seiner Lieferanten und Kunden sowie dem Umfang seiner Dienstleistungsaktivitäten ab.

Die Auditfrequenz beträgt 12 Monate unabhängig vom Niveau des vorgehenden Zertifikats.

6. Akkreditierung und IFS-Rahmenvertrag

Die bestehende Akkreditierung auf IFS Food schließt den neuen IFS Broker mit ein. Es wird keine zusätzliche Akkreditierung benötigt.

Der aktuelle IFS-Vertrag wird um den IFS Broker erweitert.

7. Auditorenschulung

Die Durchführung der Audits muss von zugelassenen IFS-Auditoren erfolgen, die vorab zu diesem Standard und zu den Abläufen innerhalb der Agenturen geschult worden sind. Die Teilnahme an den Schulungen ist verpflichtend, um die Zulassung zu erhalten.

Es werden zunächst Schulungstermine in deutscher und englischer Sprache angeboten. Für Mitte 2010 sind dann auch Schulungen in Französisch und Italienisch geplant.

In Bezug auf die Auditoren wird der IFS Broker zwischen verschiedenen Auditoren-Scopes unterscheiden, um den unterschiedlichen Produktanforderungen gerecht zu werden. Gerade weil die Kunden der Broker höchst unterschiedliche Anforderungen an die Beschaffenheit der zu vermittelnden Produkte stellen bzw. es Unterschiede bei Food, HPC und Non-Food gibt, wird die Zulassung der Auditoren in drei Bereiche unterteilt.

1. Food-Auditoren für Food-Broker
2. HPC-Auditoren für HPC-Broker
3. Non-Food-Auditoren für Non-Food-Broker

Der IFS wird zunächst nur Schlungen und Zulassungen für den Auditorenscope 1 “Food“ anbieten und erteilen. Jeder IFS-Food-Auditor kann die Schlungsveranstaltung für IFS-Food-Broker besuchen und damit die Zulassung für die Auditierung von Food-Brokern erwerben.

Mit Einführung des IFS HPC im Frühjahr 2010 werden auch Schulungsveranstaltungen für IFS HPC-Auditoren angeboten, die sich damit für die Auditierung von HPC-Brokern qualifizieren können.

Im Laufe des Jahres 2010 wird dann zusätzlich für die IFS HPC-Auditoren dann auch ein Fortbildungsmodul für die Auditierung von Non-Fod-Brokern angeboten.

8. Datenbankpflege

In das Auditportal sind alle IFS Broker-Audits einzupflegen. Hierzu ist zunächst als Standard IFS Food und dann die Kategorie 23 IFS Broker auszuwählen. Der Standard selbst ist nur als PDF hochzuladen. Eine Umsetzung des Standards über die Software AuditXpress ist für Anfang 2010 geplant.

9. Kosten pro Audit

Die Kosten pro hochgeladenes Audit betragen 150,-- €.

10. Kosten IFS Broker Standard

Der Standard ist als Hardcopy über die IFS Management GmbH, Am Weidendamm 1 A in 10117 Berlin zu bestellen. Er wird zunächst in Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanischerscheinen. Die Kosten betragen 59,-- € zzgl. gesetzlicher MwSt. und Versandkosten. Der Standard steht ab Januar 2010 zur Verfügung.