IFS Integrity Program
Das neue IFS Integrity Program wird die Vorteile des IFS herausstellen, indem die Umsetzung des IFS Standards in der Praxis überprüft wird. Die Erhöhung der Glaubwürdigkeit soll dabei das stetige Wachstum des IFS unterstützen. Das Integrity Program verbindet alle verschiedenen Maßnahmen, um die Qualität des IFS sicherzustellen. Im Fokus stehen dabei die Nachprüfung von Audits, die durch zugelassene Zertifizierungsstellen und deren Auditoren durchgeführt werden.
1. Beschwerdemanagement
Im IFS Büro werden Beschwerden bezüglich IFS Audits, Auditberichten, IFS Zertifikaten sowie anderen Sachverhalten, bei denen die Integrität der Marke IFS in Frage steht, behandelt. Diese können dem IFS über ein IFS Beschwerdeformular (ab Ende März hier verfügbar) übermittelt werden. Dieses Formblatt kann von Handelsunternehmen, Zertifizierungsstellen, Mitarbeiter von IFS zertifizierten Betrieben oder von sonstigen natürlichen oder juristischen Personen verwendet werden. Zudem wird der IFS anhand von automatisierten Werkzeugen die IFS Datenbank auf potentielle Verstöße gegen die Anforderungen des IFS untersuchen, um externe Beschwerden zu vermeiden.
Das IFS Büro wird im Verlauf des Beschwerdemanagements alle notwendigen Informationen sammeln, um die Ursache und den Grund der Beschwerde festzustellen und um eindeutig zu identifizieren, ob ein Verstoß gegen die IFS Anforderungen an zertifizierte Unternehmen, Zertifizierungsstellen und zugelassene IFS Auditoren vorliegt. Die Schritte dieser Informationsbeschaffung können eine Kooperation mit der betroffenen Zertifizierungsstelle anhand eines Statements und entsprechende interne Recherche zum vorliegenden Fall sein sowie eine Kooperation mit der verantwortlichen Akkreditierungsstelle und eigene „investigation audits". Diese „investigation audits" können Audits beim zertifizierten Unternehmen (investigation on-site supplier audit), bei der akkreditierten Zertifizierungsstelle (investigation CB office audit) und/oder eine Begleitung eines regulären IFS Zertifizierungsaudits (investigation witness audit) sein und werden durch Auditoren durchgeführt, die beim IFS angestellt sind und vollkommen unabhängig vom involvierten Unternehmen sind.
Abhängig vom vorliegenden Fall sind die Bedingungen variabel (z.B. bezüglich der Ankündigungszeit an das zertifizierte Unternehmen und/oder die Zertifizierungsstelle). Falls eines dieser Audits mit einer K.O. und/oder Major-Bewertung endet, wird IFS die zuständige Zertifizierungsstelle dazu auffordern, das bestehende IFS-Zertifikat zu entziehen. Falls ein Verstoß einer Zertifizierungsstelle und/oder eines Auditors wahrscheinlich zu sein scheint, wird der IFS sämtliche relevanten Informationen in anonymisierter Form einem unabhängigen Komitee zur Verfügung stellen, welches die Entscheidung des Vorliegens und der Schwere eines vorliegenden Verstoßes treffen wird (Sanktionskomitee).
Dieses Komitee besteht aus einem Juristen (Vorsitzender), Vertreter der Industrie, der Handelsunternehmen und der Zertifizierungsstellen, welche in einer jährlichen Abstimmung ausgewählt werden. Die Teilnehmer der Zertifizierungsstelle sind eingeladen, um ihr fachliches Wissen für die Entscheidung einzubringen, haben jedoch bei der Entscheidung kein Stimmrecht. Die Verstöße im Sinne des IFS werden in drei Schweregrade unterteilt, welche sich bezüglich ihrer Relevanz für die Produktsicherheit und/oder der Einhaltung rechtlicher Vorgaben unterscheiden.
Die Sanktionen, die aufgrund eines Verstoßes verhängt werden, sind abhängig von der Anzahl vorangegangener Sanktionengegen einen zugelassenen IFS Auditors und/oder eine Zertifizierungsstelle und des Schweregrades des Verstoßes. Dies führt zu einer Sanktionskaskade, die mit der Rückerstattung der Kosten für die investigation audits und der Durchführung interner Schulungsmaßnahmen beginnt. Daran anschließend folgen Strafzahlungen in unterschiedlicher Höhe, die Sperrung von Auditoren und Schulungsveranstaltungen bei die IFS Akademie bis hin zu einer Suspendierung oder der Kündigung der Verträgen von Zertifizierungsstellen.
2. Zusätzliche Aktivitäten in der IFS Qualitätssicherung
Die zusätzlichen Aktivitäten der Qualitätssicherung sind Maßnahmen, um den Gesamtmarkt des IFS zu kontrollieren. Dies bedeutet, dass der IFS Audits durchführen wird, ohne das seine Beschwerde vorliegen muss (surveillance audits). Die Stichprobe basiert auf einer zufallsbasiertem Auswahlsystem und richtet sich nach objektiven Kriterien. Diese Kriterien sind auf der einen Seite ökonomische Kriterien (z.B. Anzahl der ausgegebenen Zertifikate) und auf der anderen Seite Qualitätskriterien (z.B. manuelle und automatisierte Auswertungen der Zertifizierungsprozesse und deren Berichte). Diese Audits werden als Kombination eines "surveillance CB office audits" bei der akkreditierten Zertifizierungsstelle und eines „surveillance on-site supplier audits" beim zertifizierten Unternehmen durchgeführt. Die Stichproben sind in der Weise miteinander verknüpft, als dass ausgewählte Zertifizierungsprozesse zunächst in der Zertifizierungsstelle und dann in einem nächsten Schritt diese bei den zertifizierten Unternehmen geprüft werden. So werden die Dokumente und die reale Situation vergleichbar und bewertbar.
Alle diesbezüglichen Prozesse sind im Rahmenvertrag zwischen der IFS Management GmbH und jeder Zertifizierungsstelle festgelegt. Die Zertifizierungsstelle ist aufgefordert, ihre Kunden von diesen Prozessen in Kenntnis zu setzen und ihre Verträge mit den Kunden ggf. entsprechend anzupassen.
