Das IFS Audit

Allgemein

Das Unternehmen unterstützt den Auditor während des Audits und arbeitet mit ihm zusammen. Im Rahmen des Audits werden Interviews mit Mitarbeitern aus verschiedenen Leitungsebenen geführt. Es wird empfohlen, dass Führungskräfte des Unternehmens sowohl an der Eröffnungs- als auch an der Abschlussbesprechung teilnehmen, um eventuell festgestellte Abweichungen und Nichtkonformitäten zu diskutieren.

Es werden alle Anforderungen des IFS entsprechend der Unternehmensstruktur und -funktion von dem Auditor (den Auditoren) geprüft.

Während der Abschlussbesprechung stellt der Auditor (bei einem Auditteam der Teamleiter) alle Ergebnisse vor und bespricht die festgestellten Abweichungen und Nichtkonformitäten. Wie in ISO/IEC Guide 65 (demnächst ISO/IEC 17065) festgelegt, darf der Auditor vor Ort im Rahmen der Abschlussbesprechung allenfalls eine vorläufige Beurteilung zum Status des betreffenden Unternehmens abgeben. Die Zertifizierungsstelle sendetdem auditierten Unternehmen einen vorläufigen Auditbericht und einen Maßnahmeplan zu, auf dessen Grundlage das auditierte Unternehmen Korrekturmaßnahmen für die festgestellten Abweichungen bzw. Nichtkonformitäten entwickelt.

Nach Eingang des vervollständigten Maßnahmeplans trifft die Zertifizierungsstelle die Entscheidung bezüglich der Zertifizierung und fertigt den endgültigen Auditbericht an. Die Ausgabe des Zertifikats ist abhängig vom Ergebnis des Audits und der Vereinbarung eines angemessenen Maßnahmeplans.

Auditarten

Erstaudit

Ein Erstaudit ist die erstmalige Auditierung eines Unternehmens nach dem IFS Standard. Dieses wird zu einem gemeinsam zwischen Unternehmen und ausgewählter Zertifizierungsstelle festgelegten Zeitpunkt durchgeführt. Während dieses Audits wird das gesamte Unternehmen sowohl im Hinblick auf seine Dokumentation als auch auf die Prozesse selbst begutachtet. Während des Audits werden alle Anforderungen des IFS Food-Standards vom Auditor überprüft. Für den Fall, dass ein Unternehmen ein Voraudit durchführt, wird für das folgende Erstaudit ein anderer Auditor eingesetzt.

Ergänzungsaudit (Follow-Up-Audit)

Ein Ergänzungsaudit wird dann notwendig, wenn das Ergebnis des Audits (Erstaudit oder Überwachungsaudit) die Ausstellung eines Zertifikats nicht rechtfertigt. Im Rahmen des Ergänzungsaudits überprüft der Auditor schwerpunktmäßig die Umsetzung der Maßnahmen zur Beseitigung der beim vorangegangenen Audit festgestellten Major-Nichtkonformität. Das Ergänzungsaudit ist innerhalb von 6 Monaten nach dem vorangegangen Audit durchzuführen. Grundsätzlich muss der Auditor, der die Major-Nichtkonformität festgestellt hat, auch das Ergänzungsaudit durchführen.

Sofern sich die festgestellte Major-Nichtkonformität auf einen (oder mehrere) Produktionsfehler bezieht, ist das Ergänzungsaudit frühestens 6 Wochen und spätestens 6 Monate nach dem vorangegangenen Audit durchzuführen. Für andere Fehlerarten (z.B. Dokumentation) legt die Zertifizierungsstelle den Termin des Ergänzungsaudits fest.

Wird das Ergänzungsaudit nicht innerhalb von 6 Monaten durchgeführt, ist ein vollständiges Erstaudit erforderlich.

Falls im Rahmen des Ergänzungsaudits festgestellt wird, dass eine Anforderung weiterhin nicht erfüllt wird, wird automatisch ein komplett neues Audit fällig. Die Behebung von Major-Nichtkonformitäten wird immer durch den Auditor im Rahmen eines Vor-Ort-Besuchs verifiziert.

Überwachungsaudit (zur Erneuerung der Zertifizierung)

Überwachungsaudits sind Audits, die nach dem Erstaudit stattfinden. Die entsprechende Frist innerhalb derer ein Überwachungsaudit durchgeführt werden muss, wird auf dem Zertifikat angegeben. Ein Überwachungsaudit ist ein vollständiges und gründliches Audit des Unternehmens, wobei am Ende ein neues Zertifikat ausgegeben wird. Während des Audits werden alle Anforderungen des IFS-Standards vom Auditor überprüft. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf den im vorangegangenen Auditbericht festgestellten Abweichungen und Nichtkonformitäten sowie auf der Wirksamkeit und Umsetzung der Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen, die im Maßnahmeplan des auditierten Unternehmens festgelegt wurden.

Anmerkung: Die Maßnahmepläne aus dem vorangegangenen Audit werden immer vom Auditor überprüft, selbst wenn das vorangegangene Audit vor mehr als einem Jahr durchgeführt wurde. Daher müssen die zu auditierenden Unternehmen ihre Zertifizierungsstelle darüber informieren, wenn sie in der Vergangenheit nach IFS zertifiziert worden sind.

Erweiterungsaudit

In besonderen Fällen, z.B. wenn neue Produkte und/oder Verfahren in den Zertifizierungsbereich des Audits mit aufgenommen werden sollen, oder wenn der Zertifizierungsbereich des Audits auf dem Zertifikat aktualisiert werden soll, muss ein bereits nach IFS zertifiziertes Unternehmen kein komplett neues Audit durchführen. Während der Gültigkeitsdauer der bestehenden Zertifizierung kann ein Erweiterungsaudit vor Ort stattfinden. Die Zertifizierungsstelle ist für die Festlegung der zu prüfenden Anforderungen und der entsprechenden Auditdauer verantwortlich. Der Bericht des Erweiterungsaudits wird als Anlage dem aktuellen Auditbericht beigefügt. Die Bedingungen zum Bestehen eines Erweiterungsaudits (relatives Ergebnis ³ 75%) entsprechen denen eines normalen Audits, konzentrieren sich jedoch nur auf die speziellen Anforderungen, die auditiert wurden. Die Bewertung des Originalaudits verändert sich dadurch nicht.

Wenn das Erweiterungsaudit bestanden wurde, wird das Zertifikat um den neuen Bereich ergänzt und ins Auditportal eingestellt.

Das aktualisierte Zertifikat behält dasselbe Zertifikatgültigkeitsdatum wie das bereits bestehende Zertifikat..

Falls während eines Erweiterungsaudits eine Major- oder KO (Knock-Out)-Nichtkonformität festgestellt wurde, wird das gesamte Audit als nicht bestanden eingestuft und das aktuelle Zertifikat wie in Abschnitt 5.8.1 und 5.8.2 (IFS Food) beschrieben außer Kraft gesetzt.

Bewertung der Anforderungen

Der Auditor bewertet Art und Bedeutung jeder Abweichung oder Nichtkonformität. Der Auditor prüft jede einzelne Anforderung aus dem IFS auf ihre Einhaltung hin. Es gibt verschiedene Bewertungsstufen.

Im IFS Food gibt es 4 Bewertungsmöglichkeiten:

A: Volle Übereinstimmung mit der Anforderung aus dem Standard

B: Nahezu volle Übereinstimmung mit der Anforderung aus dem Standard, wobei nur eine geringfügige Abweichung festgestellt wurde

C: Es wird nur ein kleiner Teil der Anforderung umgesetzt

D: Die Anforderung des Standards wird nicht umgesetzt

Der Auditor erklärt im Auditbericht alle Bewertungen mit B, C und D.

Weiterhin kann der Auditor die Nichteinhaltung einer Anforderung mit einem „KO“ oder „Major“ bewerten, was zu Abzügen von der Gesamtpunktzahl führt. Diese Bewertungsmöglichkeiten werden in den nachfolgenden Kapiteln erklärt.

Bewertung einer Anforderung als Nichtkonformität

Im IFS gibt es 2 Arten der Nichtkonformität: Major und KO.

Major

Ein Major wird wie folgt definiert: Ein Major kann für alle Nichtkonformitäten vergeben werden, die nicht als KO definiert sind.

Ein Major wird vergeben, wenn es zu einem erheblichen Versäumnis bei der Einhaltung der Anforderungen des Standards kommt, durch die u. a. die Lebensmittelsicherheit und/oder rechtlichen Bestimmungen des Produktions- und Bestimmungslandes berührt werden. Weiterhin kann ein Major vergeben werden, wenn die festgestellte Nichtkonformität zu einem ernsthaften Gesundheitsrisiko führen kann.

KO (Knock-Out)

Im IFS-Standard sind bestimmte Anforderungen als KO-Anforderungen definiert (KO = Knock-Out).

Wenn der Auditor während des Audits feststellt, dass eine dieser KO-Anforderungen durch das Unternehmen nicht erfüllt wird, kann kein Zertifikat erteilt werden.

Im IFS Food sind die nachfolgenden 10 Anforderungen als KO-Anforderungen definiert:

1.2.4.         Verantwortung der Unternehmensleitung

2.2.3.8.1    Überwachung der CCPs

3.2.1.2       Personalhygiene

4.2.1.2       Rohwarenspezifikationen

4.2.2.1       Einhaltung der Rezeptur

4.12.1        Fremdmaterialmanagement

4.18.1        Rückverfolgbarkeit

5.1.1          Interne Audits

5.9.2          Verfahren zu Produktrückruf/Produktrücknahme

5.11.2        Korrekturmaßnahmen

Bewertung einer Anforderung mit NA (nicht anwendbar)

Wenn ein Auditor zu der Auffassung kommt, dass eine Anforderung für ein Unternehmen nicht zutrifft, kann er dies folgendermaßen bewerten:

NA: nicht anwendbar, plus kurze Erklärung im Auditbericht.