Beginn des IFS Zertifizierungsprozesses
1. Vorbereitung auf eine Auditierung
Vor der Auditierung hat sich das Unternehmen gründlich mit dem jeweiligen IFS Standard zu befassen. Alle Anforderungen und Pflichten sind im jeweiligen Standard (IFS Food, IFS Logistics, IFS Broker, IFS HPC) selber enthalten. Sie können kostenfrei auf der Website des IFS heruntergeladen werden.
Download IFS Logistics, Version 2
Download IFS Broker, Version 1
Nach dem Studium des zutreffenden Standards sollte jedes Unternehmen eine Evaluierung des IST-Zustandes vornehmen und eventuelle Verbesserungen vornehmen, um den Anforderungen des Standards gerecht zu werden.
Um sich auf das Erstaudit vorzubereiten, kann das zu auditierende Unternehmen ein Voraudit absolvieren, das allein zur internen Auswertung gedacht ist und keine Empfehlungen beinhaltet. Dieses Voraudit kann von einer Zertifizierungsstelle durchgeführt werden, oder mit Hilfe der IFS Software auditXpress von den internen Qualitätsbeauftragten.
Am Tag des Audits muss die aktuelle Version des Standards vor Ort verfügbar sein. Für das Vorliegen der aktuellen Version des Standards ist das Unternehmen selbst verantwortlich. Das voraussichtliche Datum des Erst- bzw. Überwachungsaudits wird den IFS-Geschäftsstellen über das IFS-Auditportal mitgeteilt. Dafür ist die Zertifizierungsstelle verantwortlich.
2. Auswahl der Zertifizierungsstelle und Vertragsvereinbarung
Um das IFS-Audit durchzuführen, benennt das Unternehmen eine entsprechende Zertifizierungsstelle, die zur Durchführung dieser Audits zugelassen ist. Nur zugelassene IFS-Zertifizierungsstellen, die akkreditiert sind und einen Vertrag mit dem IFS abgeschlossen haben, können IFS-Audits durchführen und entsprechende Zertifikate ausstellen. Eine Liste aller internationalen zugelassenen IFS-Zertifizierungstellen kann, nach Ländern und Standards geordnet, kann hier eingesehen werden.
Die Zertifizierungsstellen verfügen über Auditoren, die für einen oder mehrere Scopes und Standards qualifiziert sind. Eine Bestätigung der Produkt Scopes und Technologie Scopes (bezieht sich auf den IFS Food), in denen die Zertifizierungsstelle Audits durchführen kann, wird von der entsprechenden Zertifizierungsstelle zur Verfügung gestellt.
Zwischen dem Unternehmen und der Zertifizierungsstelle wird ein Vertrag geschlossen, der den Zertifizierungsbereich, die Auditdauer sowie die Berichtsanforderungen umfasst. Der Vertrag beinhaltet auch einen Hinweis auf das Integrity Program mit der Möglichkeit von Audits vor Ort, die durch das Qualitätssicherungsmanagement der IFS-Geschäftsstelle organisiert werden.
Das IFS-Audit findet zu dem Zeitpunkt statt, wenn Produkte aus dem Zertifizierungsbereich verarbeitet werden.
Das Audit wird vorzugsweise in der Sprache des Unternehmens durchgeführt. Die Zertifizierungsstelle stellt sicher, dass ein Auditor ausgewählt wird, dessen Muttersprache bzw. Hauptarbeitssprache, die Sprache des Unternehmens ist. Vor der Durchführung von Audits werden die Sprachen, in denen ein Auditor Audits durchführen kann - einschließlich der Muttersprache – von den IFS-Geschäftsstellen genehmigt.
Es liegt im Verantwortungsbereich des Unternehmens sicherzustellen, dass die ausgewählte Zertifizierungsstelle über eine Akkreditierung für den IFS verfügt.
3. Berechnung der Auditdauer
IFS Food
Für den IFS Food stellt der IFS ein Programm zur Berechnung der Mindestdauer eines Audits zur Verfügung, das auf folgenden Kriterien beruht:
- Gesamtzahl der Personen im Unternehmen (Teilzeitarbeitnehmer, Schichtarbeiter, Zeitarbeiter, Mitarbeiter in der Verwaltung usw.)
- Anzahl der Produkt Scopes
- Anzahl der Verarbeitungs/Verfahrensprozesse („P-steps“).
Das Berechnungsprogramm steht hier zur Einsicht zur Verfügung.
Beispiele zur Berechnung der Auditdauer (in Bezug auf Produkt- und Technologie Scopes, wie in Anlage 3 beschrieben):
Beispiel 1: Für ein Unternehmen, das Speiseeis herstellt.
- Der Zertifizierungsbereich umfasst den Produkt Scope 4 (Molkerei) und die Technologie Scopes B (Pasteurisierung), D (Gefrieren/Kühlen) und F (Mischen).
- Zur Berechnung der Auditdauer werden folgende Produkt Scopes und „P-steps“ ausgewählt: Produkt Scope 4 (Molkerei), P2 (Pasteurisierung), P6 (Gefrieren/Kühlen) und P12 (Mischen).
Beispiel 2: Für ein Unternehmen, das frische gefüllte Nudelprodukte produziert und die Füllungen (z. B. mit Fleisch, Creme, Tomaten) selbst herstellt:
- Der Zertifizierungsbereich umfasst den Produkt Scope 7 (zusammengesetzte Produkte) und die Technologie Scopes B (Pasteurisierung), D (Gefrieren/Kühlen), E (MAP-Verpackung) und F (Schneiden/Mischen/Füllen).
- Zur Berechnung der Auditdauer werden folgende Produkt Scopes und „P-steps“ ausgewählt: Produkt Scope 7 (zusammengesetzte Produkte), 1 (Fleisch), 4 (Milcherzeugnisse), 5 (Obst und Gemüse), 6 (Getreideerzeugnisse), P2 (Pasteurisierung), P6 (Gefrieren/Kühlen), P8 (MAP-Verpackung) und P12 (Schneiden/Mischen/Füllen).
Anmerkung 1: Es gibt speziell für den Produkt Scope 7 verschiedene Parameter, die zur Ermittlung des Zertifizierungsbereiches und der Dauer des Audits herangezogen werden.
Anmerkung 2: Je nach Situation im Unternehmen können weitere Produkt- und Technologie Scopes hinzugefügt oder weggelassen werden.
Anmerkung 3: Bei der Berechnung der Auditdauer zählt jeder „P-step“ in der Formel einmal, selbst wenn sich ein „P-step“ in mehreren Produkt Scopes wiederholt.
Alle Zertifizierungsstellen müssen dieses Berechnungsprogramm zur Festlegung der Mindestdauer der Audits verwenden. Die Bestimmung der gesamten Auditdauer liegt in der Verantwortung der Zertifizierungsstelle; die Dauer kann länger sein als die berechnete Mindestdauer (je nach Struktur des Unternehmens).
Andere IFS Standards
Um die für ein Audit anzusetzende Zeitdauer zu bestimmen, verfügt die Zertifizierungsstelle über ein geeignetes System, das die Kalkulierung einer ausreichenden Zeitspanne für das Audit gewährleistet.
Die für eine umfassende Auditierung benötigte Zeit ist von verschiedenen Faktoren abhängig, die im Vertrag zwischen den Zertifizierungsstellen und Unternehmen spezifiziert wird. Faktoren, die hierzu gezählt werden, sind:
- räumliche Größe des Unternehmens/ Dienstleisters
- die Art und Größe des Produktions-/Dienstleistungsprozesses
- Zertifizierungsbereich des Audits
- die Anzahl der am Standort beschäftigten Mitarbeiter
- Anzahl der im vorhergehenden Audit festgestellten Nichtkonformitäten
4. Erstellung eines Auditplans
Die Zertifizierungsstelle erstellt einen Auditplan. Der Auditplan entspricht in seinen Einzelheiten dem Zertifizierungsbereich und der Komplexität des Audits. Der Auditplan muss flexibel genug sein, um eine Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse, die während des Audits vor Ort auftreten können, zuzulassen. Der Auditplan berücksichtigt auch eine Überprüfung des Auditberichts und des Maßnahmeplans des vorhergegangenen Audits unabhängig vom Datum, an dem das vorangegangene Audit durchgeführt wurde. Es wird ebenfalls festgehalten, welche Produkte bzw. Produktgruppen des Unternehmens auditiert werden. Eine Auditierung des Unternehmens kann nur zu einem Zeitpunkt stattfinden, an dem das Unternehmen auch die entsprechenden Produkte produziert. Vor dem Audit wird der Auditplan an das Unternehmen geschickt, um sicherzustellen, dass die verantwortlichen Personen am Tag des Audits auch verfügbar ist.
