FAQ

Audyty dostawców od lat stanowią stałą część składową współpracy w handlu i w przemyśle. Coraz większe wymagania po stronie konsumentów, rosnące niebezpieczeństwo roszczeń dotyczących odszkodowań oraz globalizacja obiegu towarów zadecydowały o konieczności stworzenia jednolitego standardu zapewnienia jakości.

Na podstawie tego ustalenia przedsiębiorstwa zrzeszone w HDE - Główny Związek Niemieckiego Handlu Detalicznego, w FCD – Fédération des Entreprises du Commerce et de la Distribution oraz we Włoskich Związkach Handlu Detalicznego CONAD, COOP i Federdistribuzione stworzyły standard zapewnienia jakości i bezpieczeństwa środków spożywczych odnoszący się do marek własnych w handlu, International Food Standard. Służy on celom jednolitej kontroli bezpieczeństwa środków spożywczych oraz poziomu jakości producentów. Znajduje on zastosowanie na wszystkich etapach wytwarzania nawiązujących do produkcji rolnej, podczas których środki spożywcze są poddawane „obróbce".

Handlowcy z Austrii, Polski, Hiszpanii oraz Szwajcarii wspierają i wykorzystują IFS jako swój standard bezpieczeństwa środków spożywczych.

International Food Standard hołduje następującym celom zasadniczym:

- wspólny standard obejmujący jednorodny system oceniania;

- dopuszczenie posiadających akredytacje wykwalifikowanych placówek certyfikacyjnych oraz audytorów;

- stworzenie porównywalności i przejrzystości w obrębie wspólnego łańcucha dostawczego;

- obniżenie kosztów zarówno po stronie dostawców jak i w handlu.

W chwili obecnej większość certyfikatów przyznawana jest na terenie Europy. Jednakże ze względu na globalny obieg towarów Handlu Europejskiego, certyfikacje IFS przeprowadza się na całym świecie.

Wszyscy sprzedawcy detaliczni oraz hurtownicy zrzeszeni w Komisji Prawnej ds. Środków Spożywczych HDE, w Komisji ds. Jakości FCD, w Komisji ds. Jakości Federdistribuzione oraz w CONAD i COOP wspierają system IFS oraz wymagają jego przestrzegania od swoich dostawców. Członkami powyższych komisji są np. następujący handlowcy: Metro Group, Edeka, Rewe Group, Aldi, Lidl, Kaufland, Kaiser’s Tengelmann, Auchan, Carrefour Group, EMC – Groupe Casino, Leclerc, Monoprix, Picard, Surgelés, Provera (Cora and Supermachés Match), Système U, COOP, CONAD oraz Unes.

IFS jest standardem uznanym przez GFSI (Global Food Safety Initiative), jak SQF, Dutch HACCP i BRC. Niektórzy handlowcy, jak np. Tesco, Ahold, Wal Mart, Metro, Migros i Delhaize zapowiedzieli uznanie wszystkich standardów GFSI.

Zestawienie wszystkich dopuszczonych placówek certyfikacyjnych IFS można znaleźć online na www.ifs-certification.com. Placówki certyfikacyjne znajdują się na całym świecie i mogą przeprowadzać międzynarodowe audyty IFS, ponieważ poprzez dopuszczonych audytorów IFS porozumiewają się we wszystkich ważnych językach (np. po angielsku, francusku, holendersku, hiszpańsku itd.).

W chwili obecnej audytowaniem zgodnym z IFS objęci są wszyscy producenci środków spożywczych zaopatrujący sprzedawców detalicznych oraz hurtowników w marki handlowe. IFS znajduje zastosowanie w przypadku wszystkich etykiet na artykułach spożywczych, za wyjątkiem produkcji pierwotnej.

IFS składa się z 4 części:

- Cześć 1: Protokół z audytu (ocena audytu, przeprowadzenie audytu, różne kroki zmierzające do wystawienia certyfikatu itd.)

- Cześć 2: Wymogi techniczne: Checklista zawiera 250 wymogów ujętych w 5 rozdziałach:

o Odpowiedzialność przedsiębiorstwa

o Zarządzanie jakością

o Zarządzanie personelem

o Proces produkcji/ Proces wytwarzania o Działania zaradcze, analizy, ulepszenia

- Cześć 3: Wymogi dotyczące placówek akredytacyjnych, placówek certyfikacyjnych oraz audytorów - Cześć 4: Istota relacjonowania (wytyczne dla layoutu, sprawozdanie, plan działań, certyfikat)

IFS udostępnia wszystkie konieczne informacje związane z internetową bazą danych na www.ifs-certification.com. Sprawozdania z audytów, plany działań zaradczych oraz certyfikaty umieszczono w strefie chronionej. Dostęp do strefy chronionej mają wyłącznie zarejestrowani handlowcy, placówki certyfikacyjne IFS oraz przedsiębiorstwa posiadające certyfikaty IFS.

Na stronie internetowej www.ifs-certification.com prezentowane są następujące informacje ogólne: - ogólne informacje na temat IFS - zestawienie wszystkich dopuszczonych placówek certyfikacyjnych IFS wraz z wyszczególnieniem filii regionalnych na całym świecie - sklep online, gdzie można zamówić różne standardy - formularz kontaktowy online dla biur IFS w Berlinie i w Paryżu

Chroniona baza danych zawiera: - zestawienie certyfikowanych przedsiębiorstw - ocenę audytu, sprawozdania oraz plany środków zaradczych przedsiębiorstw.

Każde powstałe sprawozdanie z audytu wraz z certyfikatem IFS jest wprowadzane do bazy danych. Bezpośrednio publikowane są wyłącznie nazwa i adres przedsiębiorstwa. Zaudytowane przedsiębiorstwa mają możliwość zadecydowania, czy chcą udostępnić swoim klientom/handlowcom pozostałe informacje. W przeciwnym razie informacje te są poufne.

Wszystkie sprawozdania audytowe IFS oraz plany działań zaradczych są zbudowane w ten sam sposób i mają taką samą strukturę, wszystko to bez względu na kraj, w którym przeprowadzono audyt. Gwarantują to jasne wytyczne zawarte w części 4 standardu IFS oraz oprogramowanie AuditXpress, który placówkom ceryfikacyjnym umożliwia sporządzanie zharmonizowanych sprawozdań oraz planów działań zaradczych.

Wszystkie domy handlowe, które uznały IFS i stosują go, uzyskują dostęp do bazy danych. W celu uzyskania wspomnianego dostępu należy skontaktować się z którymś z biur IFS. Przedsiębiorstwa posiadające certyfikat IFS otrzymują dostęp automatycznie w momencie, gdy placówka certyfikacyjna wprowadzi ich dane audytowe do bazy danych.

Korzystanie z portalu audytowego IFS daje przedsiębiorstwom certyfikowanym IFS rozmaite korzyści. Po pierwsze tą drogą mogą Państwo administrować swoimi sprawozdaniami audytowymi IFS oraz planami działań zaradczych. Placówki certyfikacyjne są odpowiedzialne za ściąganie danych audytowych (włączając w to sprawozdanie i plan działań zaradczych). Przedsiębiorstwa mogą udostępnić te dane swoim klientom (np. handlowcom) wykonując jedno kliknięcie.

Ponadto przedsiębiorstwa mogą prezentować online inne posiadane certyfikaty odnoszące się do innych standardów, jak np. uzyskane certyfikaty BIO, QS, KAT, BRC, SQF oraz udostępniać swoim klientom poprzez bazę danych. Wszystkie certyfikaty można pobrać w formie zestawienia.

Dodatkowo certyfikowane przedsiębiorstwa mają możliwość poszukiwania w bazie danych innych przedsiębiorstw posiadających certyfikaty oraz administrowania nimi przy pomocy funkcji „My Audit". W ten sposób mogą Państwo sprawdzić, czy Państwa poddostawcy posiadają certyfikaty IFS. Mają Państwo możliwość pobrania ogólnych danych, nie dotyczy to jednak sprawozdania oraz planu działań zaradczych. Do tego potrzebne jest specjalne zwolnienie.

Na koniec przedsiębiorstwom jest dana możliwość pobierania oryginalnego pliku audytowego oprogramowania AuditXpress online i wykorzystywania go do swoich wewnętrznych audytów, o ile posiadają Państwo niezbędne do tego celu oprogramowanie "AuditXpress do audytów wewnętrznych".

IFS stworzył oprogramowanie „AuditXpress do audytów wewnętrznych“, aby na bazie IFS umożliwić przeprowadzanie audytów wewnętrznych. Dzięki temu oprogramowaniu przekazywane są dalece posunięte uwagi dotyczące sposobu realizacji danych wymogów w przedsiębiorstwie. Poprzez oprogramowanie zostaje udostępniona również kompletna checklista oraz narzędzie służące ocenianiu wyników audytu.  Ponadto za pomocą oprogramowania można wprowadzać również dodatkowe wymogi przedsiębiorstwa i tym samym dawać przedsiębiorstwom elastyczność w sporządzaniu wewnętrznej listy audytowej bazującej na ich potrzebach ponadto, co zawarte w IFS.

W chwili obecnej oprogramowanie jest już wykorzystywane przez placówki certyfikacyjne IFS do przeprowadzania audytów IFS. Przedsiębiorstwa mogą pobierać plik audytowy online i wykorzystywać go jako bazę w swoim audycie wewnętrznym.  Jest to narzędzie wspomagające przedsiębiorstwo w jego codziennej pracy. O ile przedsiębiorstwa będą chciały skorzystać ze wspomnianego pliku audytowego, placówki certyfikacyjne są zobowiązane do ściągnięcia pliku online. Oczywiście dane udostępniane są przedsiębiorstwom wyłącznie do odczytu, nie zaś celem dokonywania w nich jakichkolwiek zmian. Oprogramowanie można nabyć w sklepie internetowym www.ifs-online.eu, jest ono dostępne w następujących wersjach językowych: niemieckiej, angielskiej, francuskiej, włoskiej oraz hiszpańskiej. Planowane są kolejne wersje językowe. Oprogramowanie będzie dostępne od lata 2008.

Placówki certyfikacyjne do przeprowadzenia certyfikacji zgodnej z IFS zobowiązane są wykazać się akredytacją pod kątem EN 45011. Zaraz po jej przedstawieniu placówki certyfikacyjne wciągane są na listę i umieszczane na stronie internetowej IFS. Przy przedłożeniu akredytacji placówki certyfikacyjne podpisują umowę z właścicielami standardów IFS. Dalsze wymogi stawiane placówkom certyfikacyjnym opisano w części 3 IFS Food Version 5.

W części 3 IFS Food Standard szczegółowo opisano wymagania stawiane audytorom IFS. Podstawowe wymagania to:

- doświadczenie w audycie (minimum 10 audytów w ciągu ostatnich 2 lat),

- poświadczona znajomość zasad HACCP,

- umiejętności w zarządzaniu jakością,

- audytorom wolno przeprowadzać tylko audyty na bazie swojej umiejętności w scopes (minimum dwuletnie doświadczenie zawodowe w scope lub co najmniej 10 audytów w scope),

- egzamin obejmuje zarówno część pisemną jak i ustną.

Ponadto audytorzy mogą przeprowadzać audyty IFS tylko dla posiadającej dopuszczenie placówki certyfikacyjnej IFS.

IFS jest jedynym standardem bezpieczeństwa środków spożywczych, w przypadku którego audytorzy są egzaminowani pisemnie oraz ustnie. Każdy audytor musi wziąć udział w egzaminie, który niezależnie od wyników ostatnich egzaminów odbywa się co 2 lub 4 lata.  Poprzez proces egzaminacyjny IFS zyskuje pewność, że pozwolenie otrzymają tylko wykwalifikowani audytorzy.

Pierwsze kroki sa nastepujace:

1. Decyzja odnosnie standardu (IFS Food lub IFS Logistik)

2. Zamówienie aktualnie obowiazujacej wersji standardu poprzez www.ifs-certification.com

3. Ocena obecnego statusu (przedsiebiorstwo dokonuje jej samodzielnie)

4. Dokonanie wyboru placówki certyfikacyjnej

5. Ustalenie daty i czasu trwania audytu oraz auditscope (zakresu, który audyt obejmie)

6. Dobrowolnie: Audyt wstepny w celu ustalenia status quo

7. Przeprowadzenie w ustalonym terminie audytu w odpowiedniej kategorii produktów przez doswiadczonego i kompetentnego audytora

Aby móc określić czas trwania audytu, placówka certyfikacyjna dysponuje odpowiednim systemem, który umożliwia skalkulowanie wystarczającego dla audytu przedziału czasowego. Z doświadczenia wynika, że czas trwania typowego audytu wynosi półtora dnia, dodatkowo do tego należy doliczyć czas potrzebny na sporządzenie sprawozdania z audytu (ok. pół dnia).

Standard IFS jest dostępny w najważniejszych językach. Wersje niemiecka, angielska oraz francuska są do nabycia w cenie 39,00 euro, plus koszty wysyłki. Wersje w takich językach jak: włoski, hiszpański, polski, holenderski, turecki, bułgarski, grecki, portugalski, mandaryński, węgierski, czeski, rosyjski oraz w pozostałych są do kupienia w cenie 59,00 euro, plus koszty wysyłki.

Aktualną listę wszystkich udostępnionych języków można zobaczyć online na www.ifs-certification.com. Można tam zamówić także standardy.

Niektórzy handlowcy wspierający IFS uznają również inne standardy GFSI. Jednakże bardziej ufają IFS, ponieważ w tym przypadku włączani są w ustalanie standardu oraz kwalifikowanie audytorów.

Tak, domy towarowe HDE oraz FCD opracowały IFS Logistik (dla transportu, magazynowania i dystrybucji). Ponadto w fazie realizacji znajdują się kolejne projekty, jak np. IFS odnoszące się do gospodarstw domowych i kosmetyków oraz IFS dla Cash & Carry.

Wszystkie standardy są opracowywane w oparciu o zapotrzebowanie domów towarowych.