FAQ

In de handel en industrie vormen leveranciersaudits een vast onderdeel van de samenwerking. De steeds strengere eisen van verbruikers, het toenemende risico op vorderingen tot schadevergoeding en de mondialisering van de goederenstromen maken een uniforme kwaliteitsstandaard noodzakelijk.

Op grond van deze ontwikkelingen hebben de aangesloten bedrijven van de HDE – Hauptverband des Deutschen Einzelhandels en de FCD – Fédération des Entreprises du Commerce et de la Distribution evenals de Italiaanse handelsorganisaties CONAD, COOP en Federdistribuzione gezamenlijk een norm voor de kwaliteitsborging van levensmiddelen voor eigen merken op de markt ontwikkeld, de International Food Standard. De standaard is bedoeld als uniforme controle op de veiligheid van levensmiddelen en het kwaliteitsniveau van producenten. Hij wordt toegepast voor alle productieniveaus, die op welke manier dan ook verband houden met landbouwproducten, die in levensmiddelen worden „verwerkt“.

Leveranciers uit Oostenrijk, Polen, Spanje en Zwitserland ondersteunen en gebruiken de IFS als standaard voor de veiligheid van levensmiddelen.

De International Food Standard streeft de onderstaande fundamentele doelen na:

- Een gemeenschappelijke standaard met een uniform beoordelingssysteem;

- Toewijzing van geaccrediteerde en gekwalificeerde certificeringslocaties en auditoren;

- Creëren van vergelijkbaarheid en transparantie binnen de gehele leveringsketen;

- Verlaging van de kosten, zowel bij leveranciers als in de handel.

Tegenwoordig wordt het grootste deel van de certificaten uitgegeven in Europa. Echter door de mondiale goederenstromen van de Europese handel worden IFS-certificeringen overal ter wereld doorgevoerd.

Alle detaillisten en groothandelsbedrijven, die bij de commissie levensmiddelenrecht van de HDE, in de kwaliteitscommissie van de FCD en kwaliteitscommissie van de Federdistribuzione, evenals die bij de CONAD en COOP,  aangesloten zijn, ondersteunen de IFS en eisen dit ook van hun leveranciers. Bedrijven die bij deze commissies horen zijn bijv.: Metro Group, Edeka, Rewe Group, Aldi, Lidl, Kaufland, Kaiser’s Tengelmann, Auchan, Carrefour Group, EMC – Groupe Casino, Leclerc, Monoprix, Picard, Surgelés, Provera (Cora and Supermachés Match), Système U, COOP, CONAD en Unes.

De IFS is een door het GFSI (Global Food Safety Initiative) erkende standaard net zoals de SQF, Dutch HACCP en BRC. Sommige bedrijven, zoals bijv. Tesco, Ahold, Wal Mart, Metro, Migros en Delhaize hebben een erkenning van alle GFSI-standaards aangekondigd.

Een lijst met alle toegelaten IFS-certificeringslocaties vindt u online onder www.ifs-certification.com. De certificeringslocaties zijn wereldwijd vertegenwoordigd en er kunnen overal internationale IFS-audits worden uitgevoerd, omdat de locaties over toegelaten IFS-auditoren voor alle belangrijke talen beschikken (bijv. Engels, Frans, Nederlands, Spaans enz.).

Tegenwoordig vallen alle levensmiddelenproducenten, die de detail- en groothandel voorzien van handelsmerken, onder een auditering conform de IFS. De IFS kann worden toegepast voor de gehele levensmiddelenketen, uitgezonderd de primaire productie.

De IFS is verdeeld in 4 delen:

- Deel 1: Auditrapport (auditbeoordeling, uitvoeren van de audit, diverse stappen tot aan de uitreiking van het certificaat enz.)

- Deel 2: Technische vereisten: De checklist bevat 250 vereisten, die in 5 hoofdstukken zijn onderverdeeld:

o Verantwoordelijkheid van de onderneming

o Kwaliteitsmanagement

o Personeelsmanagement

o Productieproces/fabricageproces

o Metingen, analyses, verbeteringen

- Deel 3: Vereisten aan accrediteringslocaties, certificeringslocaties en auditoren - Deel 4: Berichtgeving (lay-outgegevens bericht, maatregelenplan, certificaat)

De IFS stelt alle noodzakelijke informatie beschikbaar via een online databank onder www.ifs-certification.com. In een beveiligd gedeelte worden alle auditberichten, maatregelenplannen en certificaten opgeslagen. Alleen geregistreerde bedrijven, de IFS-certificeringslocaties en IFS-gecertificeerde bedrijven hebben toegang tot dit beveiligde gedeelte.

De website www.ifs-certification.com bevat de volgende algemene informatie: - Algemene informatie over de IFS - Lijst van alle toegelaten IFS-certificeringslocaties inclusief een lijst van de regionale vestigingen wereldwijd - Online Shop waar de diverse standaards kunnen worden besteld - Online contactformulier voor de IFS-kantoren in Berlijn en Parijs

De beveiligde databank bevat: - Lijst van gecertificeerde bedrijven - De auditbeoordeling, berichten en maatregelenplannen van de bedrijven.

Elk opgesteld auditbericht met een IFS-certificaat wordt opgeslagen in de databank. Alleen de naam en het adres van het bedrijf worden direct gepubliceerd. De geauditeerde bedrijven kunnen zelf bepalen of ze andere informatie aan hun klanten/leveranciers ter beschikking willen stellen. Anders blijft deze informatie vertrouwelijk.

Alle IFS-auditberichten en maatregelenplannen hebben dezelfde opbouw en structuur, onafhankelijk van het land waarin de audit werd uitgevoerd. Dit wordt door duidelijke stappen in deel 4 van de IFS-standaard gegarandeerd, net als door de software AuditXpress, waarmee de certificeringslocaties de mogelijkheid krijgen, automatisch geharmoniseerde berichten en maatregelenplannen op te stellen.

Alle bedrijven die de IFS aanvaarden en gebruiken, krijgen toegang tot de databank. Om deze toegang te verkrijgen, moeten zij contact opnemen met het IFS-kantoor. IFS-gecertificeerde bedrijven krijgen automatisch toegang tot de databank wanneer hun auditgegevens door de certificeringslocatie in de databank worden opgeslagen.

Het gebruik van het IFS-auditportaal biedt IFS-gecertificeerde bedrijven verschillende voordelen. Ten eerste kunnen ze via dit portaal hun eigen IFS-auditberichten en maatregelenplannen beheren. De certificeringslocaties zijn verantwoordelijk voor het uploaden van de auditgegevens (inc. Bericht, maatregelenplan). De bedrijven kunnen deze gegevens met één „klik“ ter beschikking stellen aan hun klanten (biijv. leveranciers).

Bovendien kunnen de bedrijven diverse certificaten van andere standaards, bijv. bio-certificering, QS, KAT, BRC, SQF, die ze hebben laten uitvoeren, op de website plaatsen en via de databank aan hun klanten ter beschikking stellen. Alle certificaten kunnen via een overzicht worden opgeroepen.

Tevens hebben de gecertificeerde bedrijven de mogelijkheid in de IFS-databank naar andere gecertificeerde bedrijven te zoeken en deze met de functie „My Audit“ te beheren. Zo kunnen zij bijv. controleren of hun toeleveranciers IFS-gecertificeerd zijn. Ze kunnen algemene gegevens opvragen, echter geen berichten of maatregelenplannen. Hiervoor is een speziale vrijschakeling nodig.

En tenslotte krijgen de bedrijven nog de mogelijkheid, het originele auditbestand met de software AuditXpress online te downloaden en dit voor hun interne audits te gebruiken, voor zover zij over de daarvoor vereiste software „AuditXpress voor interne audits“ beschikken.

De IFS heeft de software „AuditXpress voor interne audits“ ontwikkeld om interne audits op basis van de IFS uit te voeren. De software geeft uitgebreide informatie, hoe bijv. bepaalde eisen binnen het bedrijf kunnen worden toegepast. De software stelt ook een volledige checklist ter beschikking en een beoordelingstool voor de auditresultaten. Bovendien kunnen via de software ook nog aanvullende eisen van het bedrijf worden ingevoerd, zodat het bedrijf de flexibiliteit krijgt interne audits aan de hand van hun eigen wensen en behoeften via de IFS op te stellen.

De IFS-certificeringslocaties maken reeds gebruik van deze software om IFS-audits uit te voeren. De bedrijven kunnen het auditbestand online downloaden en kunnen dit als basis voor hun interne audit gebruiken. Deze tool ondersteunt de bedrijven bij hun dagelijkse werkzaamheden. Wanneer bedrijven van dit auditbestand gebruik willen maken, moeten de certificeringslocaties het bestand online uploaden. Natuurlijk kunnen de bedrijven de gegevens alleen lezen en niets veranderen. De software kan via de online shop www.ifs-online.eu worden aangeschaft en is beschikbaar in het Duits, Engels, Frans, Italiaans en Spaans. Aan andere talen wordt nog gewerkt. De software zal vanaf de zomer van 2008 beschikbaar zijn.

Certificeringslocaties moeten voor de certificering conform de IFS aantonen dat de accreditering voldoet aan EN 45011. Zodra dit is aangetoond, wordt de certificeringslocatie opgenomen in de lijst en weergegeven op de website van de IFS. Door het tonen van de accreditering ondertekenen de certificeringslocaties een contract met de eigenaren van de IFS. Andere eisen aan de certificeringslocaties worden in deel 3 van de IFS Food, versie 5 beschreven.

In deel 3 van de IFS Food Standard worden de eisen aan de IFS-auditoren in detail beschreven. De basiseisen zijn:

- Auditervaring (ten minste 10 audits in de afgelopen 2 jaar),

- Aantoonbare kennis van de grondbeginselen van de HACCP,

- Kennis op het gebied van kwaliteitsmanagement,

- De auditoren kunnen alleen audits op basis van hun kennis in de vakgebieden uitvoeren (ten minste 2 jaar beroepservaring in de vakgebieden of ten minste 10 audits in het vakgebied),

- Ze moeten zowel een schriftelijk als mondeling examen doorstaan.

Bovendien kunnen auditoren alleen audits uitvoeren voor een toegelaten IFS-certificeringslocatie.

De IFS is de enige levensmiddelenstandaard, waarbij de auditoren zowel schriftelijk als mondeling worden getest. Ieder auditor moet aan deze test deelnemen, die afhankelijk van de laatste testresultaten om de 2 c.q. 4 jaar plaatsvindt. Via deze testmethode garandeert de IFS, dat alleen gekwalificeerde auditoren een vergunning krijgen.

De eerste stappen zijn:

1. Beslissen over de standaard (IFS Food of IFS Logistic)

2. Bestellen van de actueel geldende versie van de standaard via www.ifs-certification.com

3. Beoordeling van de huidige status (door het bedrijf zelf)

4. Keuze van de certificeringslocatie

5. Vastleggen van de auditdatum, audittijd en auditvakgebied (registratiebereik van de audit)

6. Vrijwillig: vooraudit om de status quo te bepalen

7. Uitvoering van de audit op de vastgelegde auditdatum door een ervaren en deskundige auditor in de desbetreffende productcategorie

Om de voor een audit benodigde tijd te bepalen, beschikt de certificeringslocatie over een geschikt systeem, dat garandeert dat er voor de audit voldoende tijd wordt berekend. Ervaringen hebben aangetoond, dat de typische auditduur 1,5 dag bedraagt plus de extra tijd voor het opstellen van het auditbericht (ca. 0,5 dag).

De IFS wordt in de belangrijkste talen beschikbaar gesteld. De versies Duits, Engels en Frans zijn verkrijgbaar voor € 39,00 excl. verzendkosten. Alle andere talen zoals Italiaans, Spaans, Pools, Nederlands, Turks, Bulgaars, Grieks, Portugees, Mandarijn, Hongaars, Tsjechisch, Russisch en dergelijke zijn verkrijgbaar voor € 59,00 excl. verzendkosten.

Een actuele lijst van alle beschikbare talen vindt u online onder www.ifs-certification.com. Daar kunnen de standaards tevens worden besteld.

Sommige bedrijven die de IFS ondersteunen, erkennen ook andere GFSI-standaards. Ze hebben echter meer vertrouwen in de IFS, omdat ze hier bij de ontwikkeling van de standaard en de kwalificatie van de auditoren betrokken zijn.

Ja, de bedrijven van de HDE en FCD hebben de IFS Logistic (voor transport, voorraadbeheer en verkoop) ontwikkeld. Bovendien zijn er nog andere projecten in ontwikkeling zoals bijvoorbeeld de IFS voor huishouding en cosmetica en de IFS voor Cash & Carry.

Alle IFS-standaards worden op grond van de vraag uit het bedrijfsleven ontwikkeld.